Từ lúc hai bên ký hợp đồng chuyển nhượng đến lúc Cục Sở hữu trí tuệ ghi nhận chủ mới, văn bằng vẫn đứng tên bên bán trên sổ đăng ký. Mọi việc giữ cho văn bằng còn hiệu lực trong khoảng này, như nộp gia hạn, tiếp tục sử dụng, nhận và trả lời thông báo, phản hồi yêu cầu chấm dứt của người khác, đều cần một người cụ thể làm. Nếu hợp đồng không nói rõ, rất dễ xảy ra cảnh mỗi bên nghĩ bên kia lo.
Khoảng trống này có thể kéo dài vài tháng hoặc lâu hơn, tuỳ hồ sơ có phải sửa hay không. Bài này liệt kê những việc phải có người làm trong giai đoạn ấy, những tình huống rủi ro hay gặp, và cách chia việc trong hợp đồng để không ai bị bất ngờ. Phần hồ sơ đăng ký chuyển nhượng tại Cục không được bàn ở đây; trọng tâm là việc giữ cho tài sản còn nguyên khi nó đang trên đường sang tay bạn.
Vì sao khoảng chờ ghi nhận là giai đoạn mong manh
Trong khoảng chờ, bên mua đã trả tiền hoặc đặt cọc nhưng chưa xuất hiện trên sổ đăng ký. Với bên thứ ba, bao gồm cả Cục và người muốn yêu cầu chấm dứt, chủ văn bằng vẫn là bên bán. Thông báo của Cục, kể cả thông báo liên quan đến yêu cầu chấm dứt hay huỷ bỏ do người khác nộp, gửi tới bên bán hoặc đại diện sở hữu công nghiệp của họ.
Trong khi đó, động lực của bên bán đã đổi. Trước giao dịch, họ có lý do để chăm chút văn bằng vì đó là tài sản của họ. Sau khi nhận phần lớn tiền, văn bằng chỉ còn là nghĩa vụ hợp đồng. Một thông báo đến địa chỉ cũ, một thư từ đại diện không ai đọc, một thời hạn trả lời bị lỡ, đều có thể khiến tài sản bạn vừa mua bị tổn hại trước khi kịp đứng tên.
Bên mua thường nghĩ rủi ro nằm ở chuyện hồ sơ chuyển nhượng có được chấp nhận hay không. Thực ra rủi ro lớn hơn nằm ở những việc nhỏ, đều đặn, không ai nhìn thấy, mà nếu bỏ qua thì văn bằng có thể yếu đi hoặc mất trong lúc đang chờ.
Những việc phải có người làm trong khoảng chờ
Bảng dưới liệt kê các việc giữ hiệu lực và gợi ý người nên chịu trách nhiệm. Mỗi giao dịch có thể chia khác, miễn là được ghi rõ.
| Việc | Vì sao quan trọng | Người thường nhận trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nộp gia hạn nếu cửa sổ gia hạn mở ra | Bỏ lỡ là văn bằng chấm dứt hiệu lực | Bên bán nộp, bên mua giám sát; hoặc bên mua nộp theo uỷ quyền |
| Tiếp tục sử dụng nhãn hiệu trên hàng hoá thật | Tránh tạo thêm khoảng không sử dụng | Bên nào đang kinh doanh thực tế; thường là bên mua theo li-xăng tạm |
| Nhận và chuyển tiếp thông báo của Cục | Thời hạn trả lời tính từ ngày thông báo | Bên bán hoặc đại diện của họ, chuyển cho bên mua trong thời gian ngắn |
| Trả lời yêu cầu chấm dứt, huỷ bỏ do người khác nộp | Không trả lời là có thể mất văn bằng | Bên mua quyết định nội dung, bên bán ký với tư cách chủ đứng tên |
| Sửa hồ sơ chuyển nhượng khi Cục yêu cầu | Chậm trễ kéo dài khoảng chờ | Hai bên cùng ký trong thời hạn thoả thuận |
| Xử lý người vi phạm phát hiện trong khoảng chờ | Chần chừ có thể làm yếu quyền | Bên mua đề xuất, bên bán phối hợp đứng tên gửi thư |
Điểm mấu chốt là cột cuối: mỗi việc có một người làm và một người quyết định. Hai vai này có thể khác nhau, nhưng không được để trống.
Bốn tình huống rủi ro hay gặp
Bên bán chuyển văn phòng, đổi số liên lạc. Thông báo của Cục gửi về địa chỉ cũ trên hồ sơ. Nếu không ai nhận, thời hạn trả lời vẫn trôi. Hợp đồng nên buộc bên bán cung cấp mọi thông báo nhận được trong vài ngày, và nếu được, cập nhật đầu mối liên lạc theo hướng bên mua cũng nắm được.
Đại diện sở hữu công nghiệp cũ đã chấm dứt hợp đồng. Nhiều chủ nhãn nhỏ không nhớ mình còn quan hệ với đại diện hay không. Thư từ Cục có thể đang gửi tới một văn phòng không còn theo hồ sơ. Bên mua nên xác nhận ai đang là đầu mối và có văn bản bàn giao rõ.
Có người nộp yêu cầu chấm dứt đúng lúc đang chờ. Đây là thời điểm người có ý định lấy tên thích chọn, vì họ biết chủ cũ đã hết động lực. Cần quy định bên bán phải hợp tác đầy đủ, cung cấp chứng cứ sử dụng, ký các văn bản trả lời theo nội dung bên mua đưa ra.
Bên bán ngừng kinh doanh ngay sau khi ký. Nếu bên bán dừng bán hàng mà bên mua chưa bắt đầu, nhãn hiệu rơi vào khoảng không sử dụng. Cách thường dùng là một thoả thuận li-xăng tạm cho phép bên mua dùng nhãn ngay từ ngày ký, để việc sử dụng không bị gián đoạn.
Chuẩn bị trước ngày ký: sáu bước
Phần lớn rủi ro khoảng chờ được xử lý tốt nhất trước khi đặt bút, khi bên bán vẫn còn động lực hợp tác cao nhất.
- Lập danh sách mọi văn bằng, đơn đang chờ, mỗi cái kèm ngày hết hạn, tình trạng, thời hạn trả lời thông báo đang mở.
- Xác định đầu mối nhận thông báo hiện tại: địa chỉ trên hồ sơ, đại diện sở hữu công nghiệp, người trong công ty bên bán theo dõi.
- Thoả thuận li-xăng tạm từ ngày ký đến ngày ghi nhận, để bên mua sử dụng nhãn hợp pháp và liên tục.
- Chuẩn bị sẵn giấy uỷ quyền để bên mua hoặc đại diện của bên mua thay mặt bên bán làm các việc giữ hiệu lực khi cần.
- Ghi trong hợp đồng thời hạn bên bán phải chuyển tiếp thông báo, ký văn bản bổ sung, và chế tài nếu chậm.
- Giữ lại một phần tiền đến khi Cục ghi nhận chủ mới, làm động lực để bên bán theo đến cùng.
Sáu bước này không tốn nhiều chi phí, nhưng chúng biến khoảng chờ từ một vùng tối thành một giai đoạn có kế hoạch, ai cũng biết mình phải làm gì.
Li-xăng tạm: công cụ nhỏ, tác dụng lớn
Li-xăng tạm là một hợp đồng sử dụng nhãn hiệu ngắn hạn, trong đó bên bán, với tư cách chủ đứng tên, cho phép bên mua dùng nhãn từ ngày ký hợp đồng chuyển nhượng đến ngày Cục ghi nhận. Nghe có vẻ thừa vì bên mua sắp là chủ, nhưng nó giải quyết hai việc. Thứ nhất, bên mua kinh doanh dưới tên đó một cách hợp pháp ngay từ đầu, không phải chờ. Thứ hai, việc sử dụng của bên mua được tính là sử dụng có sự cho phép của chủ sở hữu, nên không tạo khoảng trống không sử dụng.
Hợp đồng li-xăng tạm nên ngắn gọn: phạm vi hàng hoá, dịch vụ, thời hạn kết thúc khi ghi nhận chuyển nhượng hoặc khi hợp đồng chính bị huỷ, không thu phí hoặc phí tượng trưng, và quy định việc gì xảy ra nếu chuyển nhượng không thành. Có nên đăng ký hợp đồng li-xăng này tại Cục hay không là câu hỏi nên hỏi người làm nghề, tuỳ thời gian chờ dự kiến.
Điểm cần tránh là để li-xăng tạm trở thành lối thoát cho bên bán: nếu hợp đồng chính đổ vỡ, li-xăng tạm cũng kết thúc và bên mua phải ngừng dùng tên. Vì vậy thời điểm thanh toán và điều kiện huỷ hợp đồng chính cần được thiết kế cùng nhau.
Nếu chuyển nhượng không thành: tài sản quay về trong tình trạng nào
Không phải hồ sơ chuyển nhượng nào cũng được ghi nhận. Cục có thể từ chối nếu hợp đồng thiếu nội dung bắt buộc, nếu việc chuyển nhượng có thể gây nhầm lẫn về nguồn gốc hàng hoá, hoặc nếu bên nhận không đáp ứng điều kiện với loại nhãn hiệu đặc thù. Khi đó, văn bằng vẫn thuộc bên bán, và hai bên phải xử lý hậu quả theo hợp đồng.
Câu hỏi bên mua hay quên là: trong những tháng chờ, mình đã đầu tư gì vào tên đó? Bao bì in mới, biển hiệu, quảng cáo, có khi cả những hợp đồng với nhà phân phối đều dựa trên giả định tên sắp thuộc về mình. Nếu chuyển nhượng không thành và li-xăng tạm chấm dứt, những khoản đầu tư ấy trở thành chi phí chìm.
Hợp đồng nên trả lời trước: nếu bị từ chối vì lỗi hồ sơ thì hai bên sửa và nộp lại trong thời hạn nào; nếu bị từ chối vì lý do không khắc phục được thì tiền đã trả được hoàn lại ra sao, li-xăng tạm kéo dài thêm bao lâu để bên mua kịp chuyển đổi, và ai chịu chi phí đổi bao bì, biển hiệu. Thoả thuận trước khi có chuyện luôn dễ hơn thương lượng sau khi hồ sơ đã bị trả về.
Ví dụ giả định: chuỗi tiệm giặt và thông báo lạc địa chỉ
Ví dụ giả định: anh Khoa mua thương hiệu một chuỗi tiệm giặt ở Nghệ An. Hợp đồng ký xong, hồ sơ chuyển nhượng nộp lên Cục. Bốn tháng sau, anh nghe một đối thủ nói đã nộp yêu cầu chấm dứt văn bằng vì không sử dụng cho một nhóm dịch vụ. Anh không nhận được thông báo nào, vì thông báo gửi về địa chỉ cũ của công ty bên bán, đã chuyển văn phòng.
May là hợp đồng có điều khoản bên bán phải chuyển tiếp mọi thông báo và hợp tác trả lời. Anh liên hệ bên bán, lấy lại thông báo, chuẩn bị chứng cứ sử dụng, và bên bán ký văn bản trả lời đúng hạn. Từ đó, anh thêm vào quy trình của công ty một việc mỗi tháng: tra tình trạng văn bằng trên cơ sở dữ liệu của Cục cho đến khi tên mình xuất hiện trên sổ đăng ký.
Bài học anh rút ra không nằm ở chuyện bên bán thiếu thiện chí; họ hợp tác ngay khi được nhắc. Vấn đề là không ai được giao việc theo dõi trong khoảng chờ. Một dòng trong hợp đồng và một lời nhắc hằng tháng trong lịch của công ty là đủ để khoảng trống ấy không còn.
Câu hỏi thường gặp
Sau khi ký hợp đồng chuyển nhượng, ai là chủ văn bằng?
Giữa hai bên, quyền và nghĩa vụ phát sinh theo hợp đồng. Nhưng trên sổ đăng ký, chủ văn bằng vẫn là bên bán cho đến khi Cục ghi nhận chuyển nhượng. Bên thứ ba, kể cả Cục, sẽ làm việc với chủ đang đứng tên trong khoảng này.
Trong khi chờ ghi nhận, bên mua có được dùng nhãn hiệu không?
Nên có một thoả thuận li-xăng tạm từ bên bán, cho phép bên mua sử dụng từ ngày ký. Thoả thuận này vừa giúp bên mua kinh doanh hợp pháp ngay, vừa bảo đảm việc sử dụng được tính là có sự cho phép của chủ sở hữu.
Nếu văn bằng tới hạn gia hạn trong lúc chờ thì ai nộp?
Người có tư cách nộp thuận lợi nhất là chủ đang đứng tên, tức bên bán. Hợp đồng nên quy định bên bán nộp trong một thời hạn cụ thể, hoặc uỷ quyền để bên mua nộp thay, cùng với việc ai chịu lệ phí.
Có người yêu cầu chấm dứt văn bằng trong lúc chờ thì làm sao?
Bên bán, với tư cách chủ đứng tên, phải nhận thông báo và trả lời. Hợp đồng nên buộc bên bán chuyển tiếp ngay mọi thông báo, cung cấp chứng cứ và ký văn bản trả lời theo nội dung bên mua đưa ra.
Có nên giữ lại một phần tiền đến khi Cục ghi nhận không?
Thường là nên. Một phần tiền được giữ lại giúp bên bán có động lực hợp tác đến cùng, đặc biệt khi Cục yêu cầu sửa hồ sơ hoặc có thông báo cần trả lời. Tỷ lệ và thời hạn giữ lại do hai bên thoả thuận theo mức rủi ro.