Chứng cứ sử dụng là những tài liệu cho thấy nhãn hiệu đã được dùng thật, đúng mẫu đăng ký, cho đúng hàng hoá, dịch vụ trong văn bằng, tại Việt Nam, vào những thời điểm xác định. Khi văn bằng bị yêu cầu chấm dứt vì không sử dụng, đây là thứ quyết định quyền còn hay mất. Bên mua cần nhận bộ chứng cứ này cùng lúc với văn bằng, vì sau khi giao dịch xong, việc xin lại từ bên bán thường rất khó.
Bài này đưa ra danh mục chứng cứ bên mua nên yêu cầu, cách đọc từng loại để biết nó mạnh hay yếu, những lỗi làm chứng cứ mất giá trị, và cách đưa danh mục này vào hợp đồng. Phần lưu trữ chứng cứ lâu dài để tự phòng thủ là việc của chủ sở hữu; ở đây góc nhìn là của người đang đứng ngoài, cần đánh giá tài sản của người khác.
Danh mục chứng cứ nên xin bên bán
Danh mục dưới đây xếp từ loại thường có sức nặng nhất đến loại chỉ mang tính bổ trợ. Không phải thương hiệu nào cũng có đủ; điều cần là mỗi năm trong vài năm gần nhất đều có chứng cứ.
- Hoá đơn bán hàng có thể hiện tên hàng hoá kèm nhãn hiệu, theo từng năm, gồm cả hoá đơn điện tử xuất từ hệ thống.
- Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng với khách, nhà phân phối, đại lý có nêu sản phẩm mang nhãn hiệu.
- Hợp đồng và hoá đơn đặt in bao bì, nhãn mác, kèm mẫu bao bì thực tế đã in.
- Ảnh chụp sản phẩm tại điểm bán, kho, quầy kệ, có thông tin xác định được thời điểm.
- Hồ sơ công bố, tự công bố sản phẩm hoặc hồ sơ tương tự với cơ quan quản lý chuyên ngành có nêu tên sản phẩm.
- Tài liệu quảng cáo, hợp đồng quảng cáo, đơn hàng trên sàn thương mại điện tử, báo cáo bán hàng của sàn.
- Với dịch vụ: hợp đồng cung cấp dịch vụ, hoá đơn dịch vụ, ảnh mặt tiền cửa hàng đang hoạt động.
- Hợp đồng li-xăng và chứng cứ sử dụng của bên nhận li-xăng, nếu có.
Chứng cứ nội bộ chỉ có chủ biết, như bảng tính doanh số tự lập, chỉ có giá trị khi đi kèm chứng từ từ bên thứ ba. Một bảng doanh số đẹp mà không có hoá đơn tương ứng không chứng minh được gì.
Đọc từng chứng cứ theo bốn câu hỏi
Mỗi chứng cứ nên được kiểm bằng cùng bốn câu hỏi. Chứng cứ trả lời "có" cho cả bốn là chứng cứ tốt; thiếu một câu là chứng cứ yếu đi đáng kể.
| Câu hỏi | Vì sao quan trọng | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Có đúng mẫu nhãn đã đăng ký không? | Việc dùng một dấu hiệu khác hẳn có thể không được tính là dùng nhãn hiệu đã đăng ký | Bao bì dùng logo mới, khác nhiều so với mẫu trong văn bằng |
| Có đúng hàng hoá, dịch vụ trong danh mục không? | Sử dụng được xét theo từng hàng hoá, dịch vụ đã đăng ký | Văn bằng đăng ký cho nhóm đồ uống, chứng cứ toàn là dịch vụ quán ăn |
| Có xác định được thời điểm không? | Thời hạn 5 năm được tính theo mốc thời gian cụ thể | Ảnh không ngày tháng, bao bì không ghi lô sản xuất |
| Có phải sử dụng tại Việt Nam, giao dịch thật không? | Chứng cứ từ nước ngoài hoặc giao dịch nội bộ giữa công ty mẹ, con có thể bị coi nhẹ | Hoá đơn chỉ xuất cho công ty liên kết, không có khách thật |
Khi đọc xong, bạn sẽ có một bảng tổng hợp: năm nào, hàng hoá nào, có chứng cứ loại gì. Những ô trống trong bảng chính là chỗ văn bằng dễ bị tấn công.
Lập bản đồ chứng cứ theo năm và theo hàng hoá
Cách làm hiệu quả là kẻ một lưới đơn giản: hàng ngang là các năm, ít nhất 5 năm gần nhất; hàng dọc là các hàng hoá, dịch vụ trong danh mục văn bằng. Mỗi ô ghi loại chứng cứ có được. Chỉ sau vài chục phút điền, bạn thấy rõ thương hiệu này đang được dùng thật ở đâu và bỏ trống ở đâu.
Kết quả thường gặp là các ô chính, ví dụ sản phẩm chủ lực, kín đều qua các năm; còn các ô phụ, như những mặt hàng được đăng ký thêm "cho chắc" thì trống trơn. Điều này có nghĩa văn bằng có thể bị chấm dứt một phần cho những hàng hoá không dùng, dù phần cốt lõi vẫn an toàn. Nếu bạn mua thương hiệu để mở rộng sang chính những mặt hàng bỏ trống đó, rủi ro dồn đúng vào kế hoạch của bạn.
Lưới này cũng là tài liệu hữu ích khi đàm phán. Thay vì nói chung chung "chứng cứ hơi yếu", bạn có thể chỉ cụ thể: hai năm gần nhất không có hoá đơn cho nhóm hàng X, đề nghị bên bán bổ sung hoặc điều chỉnh giá, điều khoản cho phần đó. Bên bán khó phản bác một bảng chi tiết.
Dấu hiệu chứng cứ không đáng tin
Chứng cứ dồn vào một thời điểm rất gần ngày đàm phán. Một loạt hoá đơn nhỏ xuất trong vài tuần trước khi rao bán, sau nhiều năm im lặng, gợi ý việc sử dụng được dựng lên để làm đẹp hồ sơ. Loại sử dụng này có thể không được tính, và nó cũng cho bạn biết điều gì đó về bên bán.
Khách hàng trên hoá đơn là người thân hoặc công ty liên quan. Giao dịch giữa các bên có quan hệ không bị cấm, nhưng khi tất cả chứng cứ đều là giao dịch nội bộ, sức nặng của chúng giảm mạnh.
Ảnh không có bối cảnh xác định được. Ảnh sản phẩm chụp trên nền trắng, không có thời điểm, không có địa điểm, gần như không chứng minh được việc sử dụng trên thị trường.
Bao bì mẫu chưa từng được in số lượng thật. Một vài mẫu bao bì thiết kế đẹp nhưng không có hợp đồng đặt in, hoá đơn in ấn thì chỉ cho thấy ý định, không cho thấy hàng đã ra thị trường.
Bên bán từ chối đưa bản gốc hoặc cho đối chiếu. Bạn không cần giữ bản gốc, nhưng cần được xem để đối chiếu. Từ chối việc này là tín hiệu cần dừng lại hỏi thêm.
Đưa chứng cứ vào giao dịch: trình tự gợi ý
Chứng cứ chỉ thực sự bảo vệ bạn khi nó trở thành một phần của hợp đồng và được bàn giao đầy đủ. Trình tự gợi ý:
- Gửi bên bán danh mục chứng cứ cần cung cấp ngay từ thư bày tỏ ý định mua, kèm thời hạn trả lời.
- Nhận bản sao, lập lưới chứng cứ theo năm và hàng hoá, ghi chú các ô trống.
- Xem bản gốc của những chứng cứ quan trọng nhất; với hoá đơn điện tử, đối chiếu trên hệ thống tra cứu hoá đơn.
- Đưa danh mục chứng cứ vào phụ lục hợp đồng, kèm cam đoan rằng chúng là thật, đầy đủ và bên bán không biết có yêu cầu chấm dứt nào đang treo.
- Thoả thuận nghĩa vụ bàn giao bản gốc hoặc bản sao có xác nhận vào ngày chốt, và nghĩa vụ hợp tác cung cấp thêm nếu văn bằng bị yêu cầu chấm dứt sau này.
- Sau khi nhận, lưu bộ chứng cứ cùng hồ sơ văn bằng và bắt đầu tích luỹ chứng cứ sử dụng của chính bạn.
Bước cuối nối quá khứ với hiện tại. Bộ chứng cứ bạn nhận từ bên bán giúp giữ văn bằng trong vài năm đầu; sau đó, chính hoạt động kinh doanh của bạn phải thay thế dần nó.
Chứng cứ theo từng mô hình kinh doanh
Thương hiệu dịch vụ: quán ăn, salon, phòng khám. Dịch vụ không có bao bì để chụp, nên chứng cứ nằm ở hoá đơn dịch vụ, hợp đồng thuê mặt bằng ghi tên cơ sở kinh doanh, hợp đồng làm biển hiệu, ảnh mặt tiền có thời điểm, đánh giá của khách trên các nền tảng bản đồ trực tuyến có ngày đăng. Bên mua nên kiểm xem tên trên các chứng cứ này có đúng nhãn hiệu đã đăng ký hay là một biến thể.
Thương hiệu chỉ bán trực tuyến. Báo cáo đơn hàng xuất từ sàn, lịch sử giao dịch của cửa hàng trực tuyến, hoá đơn điện tử xuất cho khách, hợp đồng với đơn vị vận chuyển là những nguồn tốt. Ảnh chụp màn hình gian hàng dễ dựng lại nên chỉ là chứng cứ phụ.
Thương hiệu do xưởng gia công sản xuất. Chủ nhãn không tự sản xuất thì cần hợp đồng gia công, đơn đặt hàng với xưởng, biên bản giao nhận hàng thành phẩm mang nhãn. Những tài liệu này cho thấy hàng mang nhãn được làm ra theo đặt hàng của chủ, sau đó mới tới chứng từ bán ra thị trường.
Thương hiệu xuất khẩu là chính. Nếu hàng chủ yếu bán ra nước ngoài, bên mua cần tách chứng cứ sử dụng tại Việt Nam khỏi chứng cứ ở thị trường khác, và hỏi người có chuyên môn việc xuất khẩu hàng mang nhãn được đánh giá thế nào trong từng trường hợp.
Ví dụ giả định: thương hiệu mỹ phẩm thủ công
Ví dụ giả định: chị Lan định mua thương hiệu của một xưởng mỹ phẩm thủ công nhỏ ở Lâm Đồng. Văn bằng đăng ký cho xà phòng, dầu gội và nến thơm. Bên bán đưa rất nhiều ảnh đẹp và một bảng doanh số. Khi chị xin hoá đơn, xưởng chỉ có hoá đơn cho xà phòng; dầu gội có bán nhưng không xuất hoá đơn, còn nến thơm chưa từng làm.
Lưới chứng cứ của chị cho thấy: xà phòng có chứng cứ mạnh suốt năm năm; dầu gội có ảnh và đơn hàng trên sàn nhưng không có hoá đơn trong hai năm; nến thơm trống hoàn toàn. Chị đề nghị giá chỉ tính cho phần xà phòng và dầu gội, kèm cam kết bên bán bổ sung báo cáo bán hàng từ sàn cho dầu gội. Phần nến thơm, chị chấp nhận rủi ro bị chấm dứt một phần và lên kế hoạch nộp đơn riêng nếu sau này thật sự làm nến.
Nhờ lưới chứng cứ, cuộc đàm phán xoay quanh dữ liệu chứ không quanh cảm giác. Bên bán cũng hiểu vì sao giá như vậy, vì họ nhìn thấy cùng một bảng.
Câu hỏi thường gặp
Chứng cứ sử dụng nhãn hiệu gồm những gì?
Thường là hoá đơn bán hàng, hợp đồng với khách và nhà phân phối, hợp đồng đặt in bao bì, ảnh sản phẩm tại điểm bán có thời điểm, tài liệu quảng cáo, đơn hàng trên sàn thương mại điện tử. Chứng cứ từ bên thứ ba có sức nặng hơn tài liệu nội bộ.
Cần chứng cứ sử dụng trong bao nhiêu năm?
Vì văn bằng có thể bị yêu cầu chấm dứt khi không sử dụng liên tục 5 năm, bên mua nên xem chứng cứ ít nhất 5 năm gần nhất, mỗi năm đều có. Khoảng trống dài giữa các năm là điểm yếu cần làm rõ với bên bán.
Chứng cứ dùng logo mới khác mẫu đăng ký có được tính không?
Tuỳ mức khác biệt. Thay đổi nhỏ không làm mất khả năng phân biệt thường vẫn được coi là sử dụng, còn dấu hiệu khác hẳn có thể không được tính. Đánh giá mức lệch nên nhờ người có chuyên môn xem trực tiếp mẫu nhãn và mẫu đăng ký.
Thiếu chứng cứ cho một số hàng hoá thì có sao không?
Văn bằng có thể bị chấm dứt một phần cho những hàng hoá, dịch vụ không được sử dụng, trong khi phần còn lại vẫn giữ. Nếu kế hoạch của bạn dựa vào chính những hàng hoá thiếu chứng cứ, rủi ro dồn vào đó và nên được phản ánh trong giá, điều khoản.
Bên bán không có hoá đơn mà chỉ có ảnh thì có đủ không?
Ảnh không có thời điểm và bối cảnh rõ ràng thường yếu. Bạn nên xin thêm nguồn khác như báo cáo bán hàng từ sàn, hợp đồng với nhà phân phối, hợp đồng in bao bì. Nếu không có gì ngoài ảnh, coi như chứng cứ yếu và đàm phán lại.
Nên đưa chứng cứ sử dụng vào hợp đồng mua bán thế nào?
Lập danh mục chứng cứ thành phụ lục, kèm cam đoan rằng chúng là thật và đầy đủ, nghĩa vụ bàn giao vào ngày chốt, và nghĩa vụ hợp tác cung cấp thêm nếu văn bằng bị yêu cầu chấm dứt trong một thời gian sau giao dịch.