Bản sao văn bằng nhãn hiệu, kể cả bản sao có chứng thực, chỉ chứng minh rằng đã từng có một văn bằng như vậy; nó không chứng minh văn bằng còn hiệu lực, còn đứng tên người đó hay chưa bị chuyển nhượng. Muốn biết điều đó, bên mua phải đối chiếu bản sao với dữ liệu của Cục Sở hữu trí tuệ và, khi giao dịch lớn, xin thông tin chính thức. Đây là bước rẻ nhất trong toàn bộ quá trình thẩm định nhưng hay bị bỏ qua nhất.
Phần lớn giao dịch mua lại thương hiệu nhỏ ở Việt Nam bắt đầu bằng vài tấm ảnh chụp văn bằng gửi qua tin nhắn. Bài này chỉ cách đọc những tấm ảnh đó với con mắt người mua: chúng chứng minh được gì, không chứng minh được gì, đối chiếu theo trình tự nào và lúc nào cần dừng lại hỏi.
Bản sao chỉ chứng minh từng có một tờ giấy
Văn bằng là tài liệu ghi nhận quyền tại thời điểm cấp. Sau đó, quyền có thể thay đổi theo nhiều cách: được gia hạn, bị thu hẹp danh mục, đổi tên chủ, chuyển nhượng cho người khác, bị chấm dứt vì không gia hạn, bị huỷ do có người yêu cầu. Mỗi thay đổi được ghi vào Sổ đăng ký quốc gia, nhưng không ai đến nhà sửa tờ giấy đang nằm trong tủ của chủ cũ.
Vì vậy, một bản sao đẹp, rõ nét, đủ dấu vẫn có thể đang mô tả một tình trạng đã qua. Điều này không có nghĩa bên bán gian dối. Rất nhiều chủ thương hiệu thật lòng không biết văn bằng của mình đã bị chấm dứt vì quên gia hạn, hoặc không nhớ đã ký chuyển một nhóm sản phẩm cho đối tác từ mấy năm trước.
Bên mua cần đổi cách nghĩ: bản sao là điểm bắt đầu để tra, không phải bằng chứng để kết luận. Câu hỏi đúng không phải "giấy này có thật không" mà là "dữ liệu chính thức hôm nay nói gì về số văn bằng này".
Các loại bản sao hay nhận được
Bên bán có thể đưa nhiều dạng giấy tờ khác nhau. Mỗi dạng có giá trị chứng minh khác nhau, nhưng không dạng nào thay được việc tra dữ liệu.
| Dạng bản sao | Chứng minh được | Không chứng minh được |
|---|---|---|
| Ảnh chụp qua tin nhắn | Có một văn bằng mang số đó, mẫu nhãn và chủ sở hữu tại ngày cấp | Tình trạng hiện tại; ảnh có bị chỉnh sửa hay không |
| Bản scan đủ trang | Thêm các trang ghi nhận gia hạn, sửa đổi đã được dán hoặc in kèm (nếu có) | Những thay đổi chưa được ghi vào bản giấy; chuyển nhượng đã đăng ký |
| Bản sao có chứng thực | Bản sao đúng với bản chính được xuất trình hôm chứng thực | Bản chính đó còn hiệu lực, còn đứng tên người bán |
| Bản gốc xem trực tiếp | Bên bán đang giữ văn bằng gốc; loại trừ phần lớn khả năng làm giả | Văn bằng chưa bị chấm dứt, chưa bị chuyển nhượng |
| Thông tin chính thức do Cục cung cấp | Tình trạng ghi trong sổ đăng ký tại thời điểm cung cấp | Những đơn, yêu cầu đang xử lý chưa được ghi nhận |
Đọc dòng cuối kỹ: ngay cả thông tin chính thức cũng chỉ đúng tại thời điểm cung cấp. Một yêu cầu huỷ văn bằng hoặc một hợp đồng chuyển nhượng đang chờ xử lý có thể chưa hiện ra. Đó là lý do hợp đồng mua cần có điều khoản cam đoan của bên bán về những việc này.
Đối chiếu bản sao với dữ liệu tra cứu của Cục
Việc đối chiếu cơ bản bạn tự làm được trên cơ sở dữ liệu tra cứu sở hữu công nghiệp trực tuyến. Làm theo thứ tự để không bỏ sót:
- Ghi riêng số văn bằng và số đơn từ bản sao; tra theo cả hai, vì có lúc tra theo một số không ra kết quả do cách nhập.
- So mẫu nhãn hiển thị trong dữ liệu với mẫu nhãn trên bản sao: màu sắc, bố cục, phần chữ, phần hình.
- So tên và địa chỉ chủ sở hữu; ghi lại nếu dữ liệu đã hiển thị tên khác với bản sao.
- Xem trường tình trạng: còn hiệu lực, hết hạn, bị chấm dứt hay bị huỷ; ghi lại ngày dữ liệu được cập nhật nếu trang có hiển thị.
- Xem phần lịch sử hoặc các sự kiện sau cấp bằng (gia hạn, sửa đổi, ghi nhận chuyển nhượng, li-xăng) nếu dữ liệu có hiển thị.
- So danh mục nhóm và sản phẩm, dịch vụ; chú ý văn bằng có thể đã bị thu hẹp sau ngày cấp.
- Tra thêm theo tên chủ sở hữu để xem họ còn văn bằng, đơn nào khác liên quan tới thương hiệu không.
Giữ ảnh chụp màn hình từng bước kèm ngày giờ. Nếu sau này có tranh cãi, đây là bằng chứng bạn đã kiểm ở thời điểm nào và thấy gì.
Dấu hiệu bất thường trên bản sao
Phần lớn bản sao là thật. Nhưng có vài dấu hiệu khiến bạn nên dừng lại, xin bản gốc và tra kỹ hơn trước khi đi tiếp:
- Phông chữ, căn lề ở phần tên chủ sở hữu hoặc danh mục khác với phần còn lại của trang.
- Mẫu nhãn trên bản sao trùng y hệt logo đang dùng hôm nay, trong khi văn bằng cấp từ nhiều năm trước và thương hiệu đã đổi logo.
- Số văn bằng tra không ra, hoặc ra một nhãn hoàn toàn khác của chủ khác.
- Bên bán chỉ đưa trang đầu, từ chối gửi trang có danh mục hoặc các trang ghi nhận phía sau.
- Ngày cấp, ngày nộp đơn mâu thuẫn nhau (ngày cấp trước ngày nộp, hoặc khoảng cách bất thường so với lịch sử thẩm định hiển thị trên dữ liệu).
- Bản sao chứng thực có ngày chứng thực rất cũ, trong khi bên bán nói vừa mới làm.
- Bên bán thúc ký nhanh, lý do là "giấy tờ đầy đủ rồi, xem ảnh là được".
Một dấu hiệu chưa phải kết luận. Nhưng khi có từ hai dấu hiệu trở lên, nên tạm dừng việc đặt cọc cho tới khi được xem bản gốc và có thông tin chính thức.
Khi dữ liệu tra cứu và bản sao không khớp
Dữ liệu ghi chủ sở hữu khác. Có thể văn bằng đã được chuyển nhượng hoặc chủ cũ đã đổi tên. Yêu cầu bên bán giải thích bằng văn bản và đưa quyết định ghi nhận tương ứng. Chưa làm rõ thì chưa ký.
Dữ liệu ghi văn bằng hết hiệu lực. Hỏi bên bán có biết không, có đang trong thời gian ân hạn gia hạn không. Nếu đã quá hạn và không còn đường khôi phục, thứ bạn định mua có thể không còn là quyền độc quyền; giá và cấu trúc giao dịch phải thay đổi hoàn toàn.
Danh mục trong dữ liệu hẹp hơn bản sao. Có thể văn bằng đã bị thu hẹp, tự nguyện hoặc do một quyết định huỷ một phần. Đối chiếu lại với sản phẩm bạn định kinh doanh.
Dữ liệu không hiển thị lịch sử nào. Chưa có nghĩa là không có thay đổi. Một số sự kiện có thể chưa được cập nhật. Với giao dịch lớn, xin thông tin chính thức từ Cục.
Ví dụ giả định: một bộ ảnh chụp và ba chỗ lệch
Ví dụ giả định: chị H. ở Cần Thơ định mua lại tên một tiệm bánh đã chạy tám năm. Chủ tiệm gửi qua tin nhắn ba tấm ảnh văn bằng, rõ nét, có dấu đỏ, đứng tên chính chủ tiệm. Chị tra số văn bằng trên dữ liệu của Cục và thấy ba chỗ không giống ảnh.
Thứ nhất, danh mục trong dữ liệu chỉ còn bánh ngọt, không còn đồ uống như trên ảnh; hỏi ra thì vài năm trước chủ tiệm đã tự rút bớt phần đồ uống để giải quyết một vụ bị phản đối. Thứ hai, chủ sở hữu trong dữ liệu là một công ty mang tên gần giống tên tiệm, không phải cá nhân chủ tiệm; hoá ra chủ tiệm từng chuyển văn bằng sang công ty mình lập ra rồi sau đó cho công ty ngừng hoạt động. Thứ ba, mốc gia hạn gần nhất chưa hiển thị, trong khi theo tính toán thì văn bằng đã qua mười năm từ ngày nộp đơn.
Không chỗ nào trong ba chỗ trên là gian dối có chủ đích. Nhưng nếu chị H. ký theo ảnh chụp, chị sẽ ký với sai người, mua một danh mục rộng hơn thực tế và có thể trả tiền cho một văn bằng đang chờ gia hạn hoặc đã hết hạn. Nhờ đối chiếu, chị biết phải yêu cầu công ty đứng tên ký hợp đồng, xác nhận tình trạng gia hạn và tính lại giá theo danh mục thật.
Xem bản gốc và xin thông tin chính thức
Với giao dịch có giá trị đáng kể, nên có ít nhất một buổi gặp để xem văn bằng gốc, kèm giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện của bên bán. Khi xem, chụp lại mọi trang, chú ý các trang ghi nhận gia hạn, sửa đổi phía sau nếu có. Bản gốc giúp loại trừ phần lớn khả năng làm giả, nhưng vẫn chưa nói gì về chuyển nhượng hay chấm dứt đã đăng ký.
Bước chắc hơn là đề nghị bên bán, hoặc người làm nghề được bên bán uỷ quyền, xin Cục cung cấp thông tin hoặc bản sao tài liệu về văn bằng theo thủ tục hiện hành. Thủ tục, mẫu tờ khai và lệ phí của việc này bạn nên đối chiếu tại Cục hoặc trên Cổng dịch vụ công khi làm. Thông tin này có giá trị hơn mọi ảnh chụp, vì nó do chính nơi giữ sổ đăng ký đưa ra.
Cuối cùng, hợp đồng mua bán nên có điều khoản bên bán cam đoan văn bằng còn hiệu lực, chưa chuyển nhượng hoặc li-xăng cho ai ngoài những gì đã công khai, không có yêu cầu huỷ hay chấm dứt đang chờ, kèm cơ chế hoàn trả nếu cam đoan sai. Điều khoản này không thay việc kiểm, nhưng cho bạn đường lui khi có điều dữ liệu chưa kịp hiển thị.
Câu hỏi thường gặp
Bản sao văn bằng có chứng thực có đủ để mua thương hiệu không?
Chưa đủ. Chứng thực chỉ xác nhận bản sao đúng với bản chính được xuất trình hôm đó. Nó không cho biết văn bằng còn hiệu lực, còn đứng tên người bán hay đã bị chuyển nhượng. Bạn vẫn phải đối chiếu với dữ liệu của Cục.
Tra số văn bằng không ra kết quả thì phải làm gì?
Thử tra bằng số đơn, kiểm lại cách nhập số và thử vào lúc khác. Nếu vẫn không ra hoặc ra một nhãn khác, đề nghị bên bán giải thích và xin thông tin chính thức từ Cục trước khi đặt cọc.
Có nên đặt cọc khi mới chỉ nhận ảnh chụp văn bằng?
Nên tránh, hoặc chỉ đặt khoản nhỏ có điều kiện hoàn lại rõ ràng nếu kết quả đối chiếu không khớp. Ảnh chụp chỉ là điểm bắt đầu; tiền nên đi sau khi đã tra dữ liệu và xem bản gốc.
Bên bán nói văn bằng gốc bị mất thì sao?
Mất bản gốc không làm mất quyền, vì quyền nằm trong sổ đăng ký. Chủ văn bằng có thể xin cấp lại theo thủ tục của Cục. Bên mua nên đề nghị bên bán làm thủ tục cấp lại hoặc xin thông tin chính thức trước khi ký.
Thông tin chính thức từ Cục có đảm bảo không còn rủi ro nào không?
Không. Thông tin chỉ phản ánh sổ đăng ký tại thời điểm cung cấp, có thể chưa thể hiện những đơn hoặc yêu cầu đang xử lý. Vì vậy hợp đồng vẫn cần điều khoản cam đoan và cơ chế hoàn trả.
Có cần chụp lại màn hình kết quả tra cứu không?
Nên chụp lại kèm ngày giờ. Nếu sau này có tranh chấp về việc ai biết gì vào lúc nào, ảnh chụp cho thấy bạn đã kiểm ở thời điểm nào và dữ liệu khi đó hiển thị ra sao.