Với một xưởng gia công, nhãn trên sản phẩm là của khách: khách gửi file thiết kế, xưởng in, may, đóng gói rồi giao. Phần lớn đơn hàng đều đúng như vậy. Nhưng thỉnh thoảng có đơn mà cái nhãn khách đưa thuộc về người khác, hoặc trùng gần như y hệt một nhãn đã đăng ký. Khi hàng bị kiểm tra, người đầu tiên bị hỏi là nơi đang có máy móc, khuôn in và hàng dở dang: chính là xưởng.
Bài này viết cho chủ xưởng, quản lý kinh doanh của xưởng: nên xin khách những gì trước khi nhận một đơn gia công mang nhãn, đọc giấy tờ đó thế nào, và những tín hiệu nên làm bạn từ chối hoặc hỏi thêm. Phần trách nhiệm pháp lý khi đã xảy ra xâm phạm là một chuyện khác; ở đây là việc phòng ngừa ở bàn nhận đơn.
Vì sao xưởng nên kiểm nhãn dù chỉ làm theo đơn
Pháp luật sở hữu trí tuệ coi việc sản xuất hàng hoá mang dấu hiệu trùng hoặc tương tự nhãn hiệu được bảo hộ, khi không được phép, là một dạng sử dụng nhãn. Luật Thương mại đặt trách nhiệm về tính hợp pháp quyền sở hữu trí tuệ của hàng gia công lên bên đặt gia công. Nhưng điều đó không có nghĩa xưởng đứng ngoài mọi chuyện: khi cơ quan chức năng kiểm tra, hàng hoá, khuôn, bao bì nằm ở xưởng có thể bị tạm giữ, sản xuất bị gián đoạn, và xưởng phải chứng minh mình làm theo đơn, ngay tình.
Hệ quả kinh doanh còn nặng hơn hệ quả pháp lý. Một lô hàng bị giữ là một lô hàng khách không thanh toán. Nguyên liệu đã mua theo đơn không bán được cho ai khác. Uy tín với các khách hàng lớn, vốn hay hỏi xưởng về quy trình kiểm soát sở hữu trí tuệ, cũng bị ảnh hưởng.
Vì vậy một bước kiểm nhỏ ở khâu nhận đơn rẻ hơn rất nhiều so với chi phí khi sự cố đã xảy ra. Bước kiểm đó không nhằm bắt xưởng làm thay việc của luật sư, mà để có hồ sơ cho thấy xưởng đã hỏi đúng câu và nhận được câu trả lời hợp lý.
Bộ giấy tờ nên xin khách trước khi nhận đơn
Mức độ xin nhiều hay ít tuỳ quy mô đơn và độ quen của khách, nhưng với khách mới hoặc nhãn lạ, nên có tối thiểu các giấy tờ sau.
- Bản sao văn bằng nhãn hiệu tại Việt Nam (hoặc của nước nơi hàng sẽ được bán), kèm danh mục hàng hoá.
- Nếu khách không phải chủ văn bằng: hợp đồng li-xăng hoặc văn bản của chủ nhãn cho phép khách đặt sản xuất hàng mang nhãn.
- Nếu nhãn mới chỉ có đơn: số đơn, ngày nộp, và cam kết bằng văn bản của khách về quyền sử dụng tên.
- Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh của khách, để đối chiếu tên với chủ văn bằng.
- File mẫu nhãn, bao bì khách giao, để so với mẫu nhãn trên văn bằng.
- Thông tin thị trường tiêu thụ: bán trong nước hay xuất khẩu, xuất đi nước nào.
Với hàng xuất khẩu, nhãn cần được kiểm ở nước đến nữa, vì hàng có thể bị giữ tại cảng nước nhập. Khách nên là người chứng minh, xưởng chỉ cần lưu giấy tờ khách đưa và kết quả tra cứu sơ bộ của mình.
Đọc giấy tờ của khách: ba câu hỏi và cách trả lời
Có thể gom việc đọc giấy tờ thành ba câu hỏi. Mỗi câu có một nguồn để tự kiểm và một mức phản ứng phù hợp.
| Câu hỏi | Kiểm bằng cách nào | Nếu câu trả lời không ổn |
|---|---|---|
| Nhãn này có được bảo hộ, của ai? | Tra cơ sở dữ liệu nhãn hiệu theo tên, số bằng | Hỏi khách giải thích; không giải thích được thì không nhận đơn |
| Khách có quyền với nhãn không? | So tên chủ văn bằng với tên khách; xem văn bản cho phép | Xin văn bản của chủ nhãn; thiếu thì từ chối |
| Mẫu khách giao có đúng mẫu đã đăng ký? | So hình, chữ, màu với mẫu nhãn trên văn bằng | Hỏi lý do lệch; lệch theo hướng giống nhãn nổi tiếng khác là tín hiệu đỏ |
| (Bổ sung) Có nhãn khác gần giống không? | Tra theo tên gần đúng, cùng nhóm hàng | Ghi nhận và hỏi khách; trùng gần như y hệt nhãn người khác thì dừng |
Kết quả tra cứu nên được in hoặc lưu kèm ngày tra trong hồ sơ đơn hàng. Đó là phần chứng cứ cho thấy xưởng đã làm phần việc hợp lý của mình.
Những tín hiệu nên khiến xưởng từ chối hoặc hỏi kỹ
Nhãn gần y hệt một tên quen thuộc. Khách đưa thiết kế chỉ khác một chữ cái, hoặc dùng bố cục, màu sắc giống hệt một nhãn nổi tiếng. Lời giải thích "khác một chữ là được" không đúng; nhãn tương tự gây nhầm lẫn vẫn có thể là xâm phạm.
Khách không muốn ghi tên mình lên đơn. Đặt hàng qua trung gian, không xuất hoá đơn, đề nghị giao hàng tại một địa chỉ không liên quan. Những yêu cầu này không chứng minh điều gì, nhưng làm xưởng mất khả năng chứng minh mình ngay tình.
Yêu cầu tách nhãn khỏi hàng. Khách đặt sản xuất hàng trơn và đặt riêng nhãn, tem ở nơi khác để gắn sau. Đây là cách làm hay gặp trong hàng giả; nếu không có lý do kinh doanh rõ ràng, nên hỏi kỹ.
Giấy tờ chỉ có bản chụp mờ. Không có số bằng đọc được, không tra ra trên cơ sở dữ liệu. Xin bản rõ hơn và tự tra lại.
Áp lực thời gian bất thường. Đơn gấp, trả trước toàn bộ, không cần hàng mẫu. Đơn hàng hợp pháp hiếm khi cần bỏ qua các bước kiểm cơ bản.
Khi người đặt hàng không phải chủ văn bằng
Khách là bên nhận li-xăng. Xin xem phần hợp đồng li-xăng nói về phạm vi: hàng hoá nào, lãnh thổ nào, có được tự đặt sản xuất hay phải mua hàng từ chủ nhãn. Không ít hợp đồng li-xăng chỉ cho bán, không cho sản xuất, hoặc chỉ cho đặt sản xuất ở cơ sở được chủ nhãn duyệt.
Khách là công ty cùng nhóm. Nhãn đứng tên công ty mẹ, khách là công ty con. Thường không có vấn đề, nhưng vẫn nên có một văn bản ngắn của chủ nhãn xác nhận công ty con được đặt sản xuất hàng mang nhãn, nhất là khi đơn lớn hoặc dài hạn.
Khách là nhà phân phối của hãng. Nhà phân phối thường được bán hàng, không mặc nhiên được đặt sản xuất hàng mang nhãn. Một nhà phân phối đặt xưởng sản xuất hàng mang nhãn hãng mà không có văn bản cho phép là tình huống cần dừng lại hỏi.
Khách là cá nhân đứng tên văn bằng nhưng giao dịch qua công ty. Văn bằng đứng tên chủ doanh nghiệp, còn bên ký hợp đồng gia công là công ty. Xin văn bản cho phép giữa cá nhân và công ty, hoặc để cá nhân cùng ký hợp đồng.
Khách là đơn vị trung gian nhận đơn hộ. Công ty thương mại đứng giữa chủ nhãn và xưởng. Khi đó xưởng cần thấy hai lớp: chủ nhãn cho phép trung gian, và trung gian đặt đúng phạm vi được phép.
Đưa việc kiểm nhãn vào quy trình nhận đơn của xưởng
Biến việc kiểm thành một bước cố định giúp nhân viên kinh doanh không phải tự cân nhắc từng lần và không bị khách nài.
- Thêm vào phiếu yêu cầu báo giá một mục "thông tin nhãn": tên nhãn, chủ nhãn, số bằng hoặc số đơn.
- Giao cho một người cụ thể việc tra cứu sơ bộ với mỗi khách mới hoặc nhãn mới.
- Quy định ngưỡng: đơn lớn, khách mới, nhãn lạ hoặc hàng xuất khẩu thì phải có văn bằng hoặc văn bản cho phép trước khi nhận cọc.
- Đưa điều khoản cam đoan quyền nhãn và bồi hoàn vào hợp đồng gia công mẫu của xưởng.
- Lưu hồ sơ nhãn theo từng mã đơn hàng, kể cả email trao đổi.
- Khi có nghi ngờ, chuyển cho người làm nghề sở hữu trí tuệ hoặc pháp chế đọc trước khi nhận.
Quy trình này cũng là thứ khách hàng lớn, nhất là khách nước ngoài, thường hỏi khi đánh giá nhà cung cấp. Xưởng có quy trình rõ ràng thường được tin hơn khi bàn đơn dài hạn.
Khuôn in, bản thiết kế và hàng dư: chốt từ lúc nhận đơn
Một phần rủi ro của xưởng nằm ở những thứ còn lại sau đơn hàng: khuôn in, bản phim, file thiết kế, bao bì in thừa, hàng lỗi mang nhãn. Nếu những thứ này nằm trong kho mà không có thoả thuận, xưởng có thể bị nghi là sản xuất thêm ngoài đơn, nhất là khi sau này nhãn có tranh chấp giữa khách với người khác.
Vì vậy ngay khi nhận đơn, nên thoả thuận rõ: ai sở hữu khuôn và file, xưởng giữ chúng trong bao lâu, bao bì in thừa và hàng lỗi được huỷ hay giao trả, việc huỷ có biên bản hai bên ký hay không. Với khách là bên nhận li-xăng, hợp đồng li-xăng của họ có khi đã quy định cách xử lý hàng lỗi mang nhãn; hỏi khách để làm đúng theo đó.
Thoả thuận này cũng bảo vệ khách: họ yên tâm xưởng không bán hàng dư mang nhãn của họ ra ngoài. Một điều khoản đơn giản về huỷ hàng dư có biên bản thường được khách đánh giá cao, và giúp xưởng có câu trả lời rõ ràng khi bị hỏi về những thùng hàng còn lại trong kho.
Ví dụ giả định: một xưởng in bao bì ở Đồng Nai
Ví dụ giả định: xưởng in bao bì của anh Phúc ở Đồng Nai nhận yêu cầu in hai mươi nghìn hộp giấy cho một nhãn trà sữa đóng gói. Khách gửi file thiết kế và bản chụp một văn bằng.
Nhân viên tra số bằng thì thấy văn bằng đúng là của một nhãn trà, nhưng chủ văn bằng là một công ty ở Hà Nội, còn khách là một hộ kinh doanh ở Thành phố Hồ Chí Minh. Nhân viên hỏi, khách nói mình là đại lý của công ty kia. Xưởng đề nghị khách gửi văn bản của chủ nhãn cho phép đặt in bao bì.
Khách không gửi được và rút đơn. Xưởng mất một đơn hàng, nhưng không mất một lô giấy đã in và không có tên trong biên bản kiểm tra nào. Hồ sơ trao đổi được lưu lại, phòng khi cần giải thích về sau.
Câu hỏi thường gặp
Xưởng chỉ gia công theo đơn thì có phải chịu trách nhiệm khi hàng xâm phạm nhãn không?
Luật Thương mại đặt trách nhiệm về quyền sở hữu trí tuệ của hàng gia công lên bên đặt gia công, nhưng việc sản xuất hàng mang nhãn xâm phạm vẫn có thể bị xử lý. Xưởng nên lưu hồ sơ cho thấy đã kiểm và đã nhận cam đoan của khách.
Khách chỉ có đơn đăng ký nhãn, chưa có văn bằng thì có nên nhận?
Có thể nhận, nhưng nên tra xem có nhãn của người khác gần giống trong cùng nhóm hàng không, và yêu cầu khách cam đoan bằng văn bản về quyền sử dụng tên cùng nghĩa vụ bồi hoàn nếu có khiếu nại.
Xưởng có phải tra cứu nhãn với mọi khách không?
Không nhất thiết. Có thể đặt ngưỡng theo rủi ro: khách mới, nhãn lạ, đơn lớn, hàng xuất khẩu hoặc thiết kế giống nhãn quen thuộc thì tra kỹ; khách lâu năm với nhãn đã kiểm thì chỉ cần xác nhận lại khi có thay đổi.
Hàng gia công để xuất khẩu thì kiểm nhãn ở đâu?
Nên kiểm cả ở Việt Nam và ở nước đến, vì hàng có thể bị giữ tại cảng nước nhập nếu nhãn thuộc người khác ở đó. Khách là người phải chứng minh quyền; xưởng lưu giấy tờ khách đưa và kết quả tra sơ bộ.
Khách yêu cầu sản xuất hàng trơn, gắn nhãn ở nơi khác thì sao?
Nếu có lý do kinh doanh rõ ràng, chẳng hạn khách tự đóng gói tại kho, thì không có gì bất thường. Nếu khách né tránh giải thích và nhãn thuộc người khác, đó là tín hiệu nên hỏi kỹ hoặc từ chối.