Trước khi tin hồ sơ bên bán gửi, bạn có thể tự kiểm một thương hiệu bằng bốn nguồn công khai: cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục Sở hữu trí tuệ, Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, các cơ sở dữ liệu nhãn hiệu quốc tế, và chính thị trường (điểm bán, sàn, mạng xã hội, tên miền). Mục đích không phải là thay người làm nghề, mà là đối chiếu: lời bên bán có khớp với những gì ai cũng tra được không.
Khác với việc tra tên trước khi tự nộp đơn, ở đây bạn tra tài sản của người khác. Câu hỏi đổi đi: không phải "tên này còn trống không" mà là "tên này có đúng thuộc người đang bán cho mình, đúng phạm vi họ nói, và có ai khác đang dùng hay giữ quyền gần giống không". Bài đi qua từng nguồn, cách ghi kết quả và giới hạn của việc tự tra.
Tự tra để làm gì khi đã có tài liệu bên bán gửi
Tài liệu bên bán gửi là lời kể của một bên có quyền lợi trong giao dịch. Phần lớn người bán trung thực, nhưng hồ sơ của họ có thể cũ, thiếu hoặc được hiểu theo cách có lợi cho họ. Tự tra từ nguồn độc lập giúp bạn phát hiện ba loại khoảng cách: thông tin đã thay đổi sau ngày cấp văn bằng, thông tin bên bán không biết, và thông tin bên bán không nói.
Tự tra còn giúp bạn hỏi đúng câu. Khi thấy trên cơ sở dữ liệu có một đơn nhãn hiệu gần giống của một chủ khác, nộp trước, cùng nhóm, bạn có lý do cụ thể để hỏi bên bán: đã biết đơn này chưa, có thoả thuận gì không. Câu hỏi cụ thể luôn nhận được câu trả lời rõ hơn câu hỏi chung chung.
Cuối cùng, kết quả tự tra là thứ bạn mang tới luật sư hoặc người làm nghề nếu cần thuê. Họ sẽ làm nhanh hơn và tập trung hơn khi bạn đã có sẵn số văn bằng, tên chủ, danh sách các nhãn nghi ngờ.
Nguồn 1: cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục Sở hữu trí tuệ
Đây là nguồn quan trọng nhất. Với mục đích thẩm định, nên tra theo thứ tự:
- Tra theo số văn bằng hoặc số đơn mà bên bán cung cấp. Ghi lại: chủ đứng tên hiện tại, mẫu nhãn, nhóm và danh mục, ngày nộp đơn, tình trạng hiệu lực, các ghi nhận thay đổi.
- Tra theo tên chủ (cả tên công ty lẫn tên cá nhân người sáng lập) để xem họ còn giữ những nhãn nào khác: biến thể, nhãn phụ, đơn mới nộp. Đôi khi đơn quan trọng nhất lại đứng tên người khác với người bạn đang làm việc.
- Tra theo tên nhãn và các cách viết gần giống để xem có chủ nào khác giữ nhãn tương tự, nhất là nộp trước, cùng nhóm hoặc nhóm liên quan.
- Tìm trong thông tin đã công bố xem có ý kiến phản đối, yêu cầu huỷ bỏ hay chấm dứt liên quan đến nhãn không.
- Ghi ngày tra. Dữ liệu có độ trễ nên kết quả chỉ đúng tới thời điểm cập nhật gần nhất.
Nếu cơ sở dữ liệu cho thấy chủ đứng tên khác với bên bán, hoặc văn bằng đã hết hạn mà chưa thấy ghi nhận gia hạn, dừng lại hỏi ngay trước khi đi tiếp.
Nguồn 2: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Chủ đứng tên còn tồn tại không. Nếu nhãn đứng tên một công ty, tra xem công ty đó đang hoạt động, tạm ngừng, đang làm thủ tục giải thể hay đã bị thu hồi giấy chứng nhận. Một văn bằng đứng tên doanh nghiệp đã giải thể là ca rất khó chuyển nhượng.
Tên công ty đã đổi chưa. Văn bằng có thể ghi tên cũ của doanh nghiệp. Đổi tên công ty mà chưa ghi nhận thay đổi trên văn bằng không làm mất quyền, nhưng cần làm trước khi chuyển nhượng để hồ sơ khớp.
Ai là người đại diện theo pháp luật. Người ký hợp đồng với bạn phải có thẩm quyền. So tên người đại diện trên cổng với người đang đàm phán; nếu khác, cần giấy uỷ quyền.
Có doanh nghiệp khác mang tên gần giống không. Tên doanh nghiệp là một dạng tên thương mại. Một công ty khác đã đăng ký tên gần giống từ lâu, cùng ngành, có thể là nguồn tranh chấp tiềm ẩn dù họ không có văn bằng nhãn hiệu.
Quan hệ trong nhóm công ty. Khi nhãn đứng tên công ty mẹ hoặc công ty chị em, thông tin thành viên, cổ đông sáng lập trên cổng giúp bạn hiểu ai thực sự kiểm soát tài sản.
Nguồn 3: dữ liệu nhãn hiệu quốc tế
Nếu thương hiệu có yếu tố nước ngoài, như tên tiếng Anh, sản phẩm gia công ở nước ngoài, hàng xuất sang nước láng giềng hoặc chủ nhãn gốc là doanh nghiệp nước ngoài, cần tra thêm các cơ sở dữ liệu quốc tế. Tổ chức Sở hữu trí tuệ Thế giới có cơ sở dữ liệu tra cứu nhãn hiệu của nhiều nước cùng lúc, và hệ thống Madrid cho phép xem các đăng ký quốc tế chỉ định Việt Nam.
Với thẩm định, hai câu hỏi chính là: có ai ở nước ngoài đang giữ nhãn giống, có thể cũng chỉ định Việt Nam, khiến quyền của bên bán bị lấn không; và thương hiệu bạn mua có được bảo hộ ở thị trường bạn định mở rộng không. Câu thứ hai ảnh hưởng nhiều tới giá trị, vì một cái tên chỉ được bảo hộ ở Việt Nam sẽ khó mang ra nước ngoài nếu ở đó đã có người đăng ký trước.
Đọc dữ liệu quốc tế cần chú ý nhóm hàng, ngày nộp và tình trạng ở từng nước chỉ định, vì một đăng ký quốc tế có thể được chấp nhận ở nước này mà bị từ chối ở nước khác. Khi kết quả phức tạp, đây là lúc nên nhờ người làm nghề.
Nguồn 4: thị trường và không gian số
Sổ đăng ký chỉ cho thấy quyền trên giấy. Thị trường cho thấy cái tên đang sống ra sao. Nên dành vài giờ cho các việc sau:
- Tìm tên thương hiệu trên các sàn thương mại điện tử: có bao nhiêu gian hàng dùng tên, gian nào là của bên bán, gian nào của người lạ.
- Tìm trên mạng xã hội và các trang đánh giá: có trang nào mang tên gần giống, có khiếu nại công khai về hàng nhái hay tranh cãi chủ quyền.
- Tìm trên bản đồ trực tuyến: có quán, cửa hàng cùng tên ở tỉnh khác không, họ mở từ bao giờ.
- Tra thông tin chủ thể tên miền mang tên thương hiệu qua dịch vụ tra cứu tên miền: đứng tên ai, hết hạn khi nào.
- Đi xem trực tiếp vài điểm bán nếu có thể: logo, bao bì đang dùng có giống mẫu đã đăng ký không.
Ví dụ giả định: bạn định mua tên một chuỗi bánh mì ở Hà Nội. Tra bản đồ thấy ở Đồng Nai có một tiệm cùng tên mở trước đó vài năm. Tiệm ấy không có văn bằng, nhưng có thể đã có quyền với tên thương mại trong vùng của họ. Đó là một câu hỏi phải hỏi bên bán và đưa vào đánh giá rủi ro.
Ghép kết quả: bảng đối chiếu lời bên bán
Sau khi tra, đặt lời bên bán và kết quả tra cạnh nhau. Chỗ nào lệch là chỗ phải hỏi:
| Hạng mục | Bên bán nói | Nguồn tra cho thấy | Việc cần làm |
|---|---|---|---|
| Chủ đứng tên | Công ty A | Văn bằng đứng tên ông B, người sáng lập | Xin văn bản đồng ý, chuyển về công ty trước ngày chốt |
| Hiệu lực | Còn hạn dài | Hết hạn năm sau, chưa thấy gia hạn | Đưa việc gia hạn thành điều kiện tiên quyết |
| Danh mục | Bảo hộ cho mọi sản phẩm | Chỉ một nhóm, thiếu dòng đang bán chạy | Xem xét nộp đơn bổ sung, điều chỉnh giá |
| Nhãn tương tự | Không có ai | Một đơn của chủ khác, nộp trước, nhóm liên quan | Hỏi bên bán, nhờ người làm nghề đánh giá |
| Tên miền | Thuộc công ty | Đứng tên một nhân viên cũ | Chuyển chủ thể trước khi thanh toán |
Các dòng trong bảng là ví dụ giả định để minh hoạ cách ghi. Mỗi giao dịch có bảng riêng; điều quan trọng là cột cuối, vì nó biến phát hiện thành việc cụ thể.
Ghi lại quá trình tra để dùng về sau
Kết quả tự tra chỉ có giá trị khi người khác kiểm lại được. Với mỗi lần tra, ghi bốn thứ: nguồn đã dùng, từ khoá hoặc số đã gõ, ngày giờ tra, và kết quả chính. Chụp lại màn hình kết quả hoặc lưu bản xuất ra nếu nguồn cho phép, đặt tên tệp theo ngày và theo hạng mục để sau này tìm lại dễ.
Việc ghi chép này có ba công dụng. Khi đàm phán, bạn chỉ ra được chỗ lệch bằng bằng chứng cụ thể thay vì cảm giác. Khi nhờ luật sư hay người làm nghề, họ khỏi phải tra lại từ đầu những gì bạn đã có. Và nếu sau giao dịch xảy ra tranh chấp, hồ sơ cho thấy bạn đã kiểm ở mức hợp lý, biết gì và không biết gì vào thời điểm ký, điều có thể có ý nghĩa khi xác định trách nhiệm giữa các bên.
Một thư mục chung cho cả nhóm làm giao dịch, chia theo bốn nguồn tra, là đủ. Đừng để kết quả nằm rải rác trong điện thoại của từng người.
Giới hạn của việc tự tra và khi nào cần người làm nghề
Tự tra cho bạn sự thật trên giấy ở một thời điểm. Nó không cho biết hai nhãn có bị coi là tương tự gây nhầm lẫn hay không, một quyền chưa đăng ký có đủ mạnh để chặn bạn không, hay một li-xăng có ràng buộc người mua mới không. Đó là những đánh giá cần kinh nghiệm và đọc văn bản pháp luật hiện hành.
Bạn nên nhờ người làm nghề khi kết quả tự tra có một trong các dấu hiệu: chủ đứng tên khác bên bán; có nhãn của người khác gần giống, nộp trước, cùng nhóm hoặc nhóm liên quan; nhãn có yếu tố nước ngoài; thấy dấu vết tranh chấp; hoặc đơn giản là giá trị giao dịch đủ lớn để một sai sót trở thành khoản lỗ khó chịu. Khi đó, bảng đối chiếu bạn đã làm là đầu bài rõ ràng, giúp công việc của họ tập trung đúng chỗ.
Câu hỏi thường gặp
Tra cơ sở dữ liệu của Cục có mất phí không?
Việc tra cứu trực tuyến cơ bản trên cơ sở dữ liệu công khai thường không thu phí. Nếu cần bản trích lục chính thức hoặc dịch vụ tra cứu do Cục thực hiện thì có thể có phí theo quy định hiện hành; nên kiểm trên trang của Cục trước khi yêu cầu.
Không tìm thấy văn bằng mà bên bán nói đã có thì sao?
Có thể do gõ sai số, dữ liệu chưa cập nhật, hoặc văn bằng đứng tên khác. Hãy xin bên bán số văn bằng, ngày cấp và bản sao, rồi tra lại theo số. Nếu vẫn không thấy, đó là lý do chính đáng để chưa đặt cọc.
Tên miền đứng tên cá nhân có phải vấn đề lớn không?
Không phải vấn đề pháp lý về nhãn hiệu, nhưng là vấn đề thực tế: người đứng tên có thể không hợp tác khi chuyển giao. Nên đưa việc chuyển chủ thể tên miền và quyền quản trị các tài khoản vào danh sách việc phải xong trước khi trả tiền.
Thấy quán cùng tên ở tỉnh khác có nghĩa là thương hiệu có vấn đề không?
Chưa chắc. Cần biết họ dùng từ khi nào, có văn bằng không, có quyền với tên thương mại trong vùng của họ không. Đây là câu hỏi cho bên bán và cho người làm nghề, không nên tự kết luận chỉ từ kết quả tìm kiếm.
Có cần tra lại ngay trước ngày ký không?
Nên tra lại. Giữa lần tra đầu và ngày ký có thể có đơn mới, ghi nhận mới hoặc thay đổi tình trạng. Một lần tra nhanh theo số văn bằng và theo tên chủ trước ngày ký mất ít thời gian mà tránh được bất ngờ.