Một cuộc thẩm định thương hiệu thường chia ra bốn vai: người mua tự làm phần tra cứu công khai, khảo sát thị trường và đặt câu hỏi; kế toán hoặc pháp chế nội bộ đọc chứng từ, hợp đồng và sổ sách; luật sư đánh giá rủi ro pháp lý và soạn điều khoản; tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp lo phần làm việc với Cục Sở hữu trí tuệ. Giao dịch nhỏ có thể gộp vai, giao dịch lớn thì mỗi vai nên có người chịu trách nhiệm rõ.
Chia vai đúng giúp tiết kiệm hai thứ: tiền thuê người làm nghề cho những việc tự làm được, và rủi ro tự làm những việc cần kinh nghiệm. Bài này đi qua từng vai, bảng phân việc theo hạng mục, cách giao việc cho người làm nghề và những tình huống không nên tự xoay xở.
Vì sao nên chia vai thay vì giao trọn cho một người
Có hai cách làm phổ biến mà đều có lỗ hổng. Cách thứ nhất là người mua tự làm tất cả vì nghĩ thương hiệu chỉ là một tờ giấy: tra thấy văn bằng còn hạn là yên tâm. Cách thứ hai là giao trọn cho luật sư rồi chờ báo cáo, trong khi luật sư không biết sản phẩm nào đang bán chạy, quán nào trong chuỗi là quán chủ lực, nhà phân phối nào gắn với ai.
Thẩm định thương hiệu cần cả hiểu biết pháp lý lẫn hiểu biết kinh doanh. Người mua biết mình định làm gì với thương hiệu sau khi mua: mở thêm tỉnh nào, ra sản phẩm gì, bán trên kênh nào. Kế toán thấy được những gì nằm trong chứng từ: hoá đơn có ghi tên nhãn không, có khoản phí li-xăng nào đang trả hay nhận. Luật sư biết một phát hiện có nghiêm trọng hay không và viết nó thành điều khoản. Tổ chức đại diện biết thủ tục với Cục chạy thế nào và mất bao lâu.
Khi mỗi người làm phần mình mạnh nhất và trao kết quả cho nhau, cuộc thẩm định vừa nhanh vừa ít khoảng trống. Khi một người ôm hết, khoảng trống nằm đúng ở phần người đó không quen.
Phần người mua tự làm được
Những việc dưới đây không cần chuyên môn pháp lý sâu, chỉ cần thời gian và sự cẩn thận:
- Tra cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục theo số văn bằng, tên nhãn và tên chủ để có bức tranh ban đầu.
- Tra thông tin doanh nghiệp đứng tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Khảo sát thị trường: điểm bán, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, quán cùng tên ở tỉnh khác.
- Lập và gửi danh mục tài liệu cho bên bán, theo dõi phản hồi từng dòng.
- Ghi lại kế hoạch kinh doanh sau khi mua để người làm nghề biết cần kiểm phạm vi bảo hộ tới đâu.
- Nói chuyện trực tiếp với chủ cũ về lịch sử cái tên: ai đặt, ai vẽ logo, đã từng bị ai hỏi han hay phản đối chưa.
Kết quả các việc này nên gom vào một bảng đối chiếu. Đây là đầu bài tốt nhất để đưa cho người làm nghề, và thường làm giảm đáng kể khối lượng việc họ phải tự tra từ đầu.
Phần của kế toán và pháp chế nội bộ
Đọc chứng từ sử dụng nhãn. Kế toán lọc được hoá đơn bán hàng qua các năm, xem tên nhãn có xuất hiện trên chứng từ không, pháp nhân nào xuất hoá đơn. Đây là nguồn chứng cứ sử dụng quan trọng mà người ngoài khó tự lấy.
Tìm các khoản thu chi liên quan đến thương hiệu. Khoản phí li-xăng đang nhận từ bên khác, phí đang trả cho chủ nhãn gốc, chi phí thiết kế logo, phí gia hạn văn bằng. Mỗi khoản là một manh mối về hợp đồng có thể chưa được khai.
Rà hợp đồng thương mại. Pháp chế nội bộ, nếu có, đọc lượt đầu các hợp đồng phân phối, đại lý, gia công, nhượng quyền để đánh dấu điều khoản liên quan đến nhãn: ai được dùng, ở đâu, đến bao giờ, khi đổi chủ thì sao.
Đối chiếu tài sản trên sổ sách. Thương hiệu có được ghi nhận là tài sản không, với giá trị bao nhiêu, có đang dùng làm tài sản bảo đảm cho khoản vay nào không. Phần thuế liên quan đến chuyển nhượng thì để kế toán thuế xử lý riêng.
Chuẩn bị phần dữ liệu cho định giá. Nếu giao dịch cần định giá, kế toán là người tổng hợp doanh thu, biên lợi nhuận gắn với sản phẩm mang nhãn để chuyển cho người định giá.
Phần của luật sư và tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp
Đánh giá mức nghiêm trọng của phát hiện. Một nhãn của người khác gần giống, nộp trước: có bị coi là tương tự gây nhầm lẫn không, có chặn được việc dùng nhãn của bạn không. Đây là phán đoán cần kinh nghiệm và đọc văn bản hiện hành, không tự kết luận được từ kết quả tra.
Đọc hợp đồng li-xăng, nhượng quyền, bảo đảm. Luật sư xác định hợp đồng nào ràng buộc người mua mới, hợp đồng nào chấm dứt được và với điều kiện gì.
Soạn điều khoản. Biến các phát hiện thành điều kiện tiên quyết, cam đoan, bảo đảm, nghĩa vụ bồi hoàn, cơ chế giữ lại một phần tiền.
Làm việc với Cục Sở hữu trí tuệ. Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp là bên được phép đại diện cho người nộp đơn trước Cục. Họ lo hồ sơ ghi nhận chuyển nhượng, gia hạn, sửa đổi văn bằng, nộp đơn bổ sung, và có thể trích lục thông tin chính thức.
Phần có yếu tố nước ngoài. Khi thương hiệu được bảo hộ hoặc cần bảo hộ ở nước khác, cần người có mạng lưới đối tác ở nước đó.
Bảng phân vai theo hạng mục
Bảng dưới gợi ý ai làm chính, ai hỗ trợ cho từng hạng mục. Giao dịch nhỏ có thể dồn nhiều ô cho một người, nhưng vẫn nên biết mình đang đội mũ nào:
| Hạng mục | Làm chính | Hỗ trợ |
|---|---|---|
| Tra văn bằng, chủ đứng tên, hạn hiệu lực | Người mua | Đại diện sở hữu công nghiệp kiểm lại |
| Tra nhãn tương tự của người khác | Người mua tra sơ bộ | Luật sư, đại diện đánh giá mức tương tự |
| Chứng cứ sử dụng nhãn | Kế toán | Người mua khảo sát điểm bán |
| Hợp đồng li-xăng, nhượng quyền, phân phối | Luật sư | Pháp chế đọc lượt đầu |
| Tranh chấp, cảnh báo, khiếu nại | Luật sư | Người mua tìm trên sàn, mạng xã hội |
| Quyền tác giả logo, tên miền, tài khoản | Người mua | Luật sư soạn văn bản chuyển giao |
| Điều khoản hợp đồng mua bán | Luật sư | Người mua, kế toán góp ý thực tế |
| Thủ tục ghi nhận chuyển nhượng tại Cục | Đại diện sở hữu công nghiệp | Hai bên ký hồ sơ |
Người mua là người duy nhất có mặt ở mọi hàng, vì cuối cùng chính bạn ra quyết định và chịu hậu quả.
Cách giao việc cho người làm nghề
Giao việc rõ thì kết quả tốt và chi phí dễ kiểm soát. Trình tự gợi ý:
- Viết một trang mô tả giao dịch: bạn mua gì, theo cách nào, dự định dùng thương hiệu vào việc gì, hạn chốt dự kiến.
- Gửi kèm bảng đối chiếu từ phần tự tra và danh sách tài liệu bên bán đã cung cấp.
- Nêu rõ phạm vi: chỉ thương hiệu, hay cả tên miền, quyền tác giả logo, bí mật kinh doanh; chỉ Việt Nam, hay cả nước ngoài.
- Liệt kê các câu hỏi cụ thể cần trả lời, ví dụ "nhãn của bên thứ ba nộp trước có chặn được việc mở rộng sang đồ uống đóng chai không".
- Thống nhất hình thức kết quả: báo cáo đầy đủ hay bản tóm tắt rủi ro kèm đề xuất điều khoản, hạn giao.
- Hẹn một buổi trao đổi sau khi nhận kết quả để hỏi lại những chỗ chưa rõ trước khi đàm phán với bên bán.
Phạm vi rõ cũng giúp so sánh báo giá giữa các bên làm nghề trên cùng một khối lượng việc, thay vì so hai thứ khác nhau.
Giữ nhịp phối hợp giữa các vai
Chia vai xong mà mỗi người làm một góc rồi im lặng thì khoảng trống vẫn xuất hiện, chỉ là ở chỗ giao nhau. Kế toán thấy một khoản phí nhận đều hàng quý từ một công ty lạ mà không báo cho luật sư; luật sư đọc hợp đồng phân phối mà không biết đó là kênh chiếm phần lớn doanh thu. Mỗi phát hiện đứng riêng thì nhỏ, ghép lại mới thấy vấn đề.
Cách đơn giản nhất là một bảng phát hiện chung mà mọi người cùng ghi vào, mỗi dòng có tên người phát hiện, tài liệu gốc và câu hỏi cần ai trả lời. Thêm một cuộc trao đổi ngắn mỗi tuần trong giai đoạn đọc tài liệu, chỉ để đi qua các dòng mới. Người mua giữ vai điều phối: quyết định câu hỏi nào gửi bên bán, câu nào chuyển luật sư, câu nào tạm gác.
Khi có thay đổi trong kế hoạch kinh doanh, ví dụ quyết định thêm một dòng sản phẩm mới sau khi mua, nhớ báo ngay cho người đang kiểm phạm vi bảo hộ. Một thay đổi nhỏ ở phía kinh doanh có thể biến một phát hiện vô hại thành rủi ro thật.
Khi nào không nên tự xoay xở
Có những tình huống mà phần tự làm chỉ nên dừng ở tra cứu và thu thập: chủ đứng tên văn bằng khác bên đang ký với bạn; có nhãn của người khác gần giống, nộp trước, cùng nhóm hoặc nhóm liên quan; đã có thư cảnh báo hoặc vụ việc đang xử lý; thương hiệu có yếu tố nước ngoài; hoặc giá trị giao dịch đủ lớn để một sai sót làm bạn lao đao. Trong những trường hợp đó, đánh giá rủi ro và soạn điều khoản nên có luật sư.
Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được định hướng: tình huống của mình thuộc loại nào, cần chuẩn bị tài liệu gì trước khi gặp người làm nghề, câu hỏi nào nên đặt ra. Một buổi định hướng như vậy thường giúp bạn giao việc gọn hơn và tránh trả tiền cho những phần tự làm được.
Điều quan trọng là đừng chờ tới sát ngày ký mới gọi người làm nghề. Phát hiện rủi ro ở tuần cuối thì gần như không còn thời gian xử lý, chỉ còn lựa chọn ký liều hoặc huỷ.
Câu hỏi thường gặp
Luật sư và tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp khác nhau thế nào?
Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp là bên được phép thay mặt người nộp đơn làm thủ tục trước Cục Sở hữu trí tuệ. Luật sư tư vấn, đánh giá rủi ro, soạn hợp đồng và đại diện trong tranh chấp. Nhiều đơn vị làm cả hai, nhưng nên hỏi rõ ai phụ trách phần nào.
Doanh nghiệp nhỏ không có pháp chế thì sao?
Người mua hoặc kế toán gánh phần đọc lượt đầu hợp đồng, đánh dấu những điều khoản có chữ nhãn hiệu, thương hiệu, li-xăng, độc quyền, chấm dứt. Phần đánh giá cuối cùng vẫn nên để luật sư nếu giao dịch có giá trị đáng kể.
Có nên để luật sư của bên bán làm thẩm định cho mình không?
Không nên. Luật sư của bên bán đại diện cho quyền lợi bên bán. Bạn có thể dùng tài liệu họ chuẩn bị, nhưng đánh giá rủi ro cho bên mua nên do người đứng về phía bạn thực hiện.
Người mua có cần hiểu luật sở hữu trí tuệ không?
Không cần hiểu sâu, nhưng nên nắm vài điểm nền: quyền với nhãn hiệu thông thường phát sinh qua đăng ký, văn bằng có hạn mười năm và gia hạn được, bảo hộ theo danh mục và lãnh thổ, chuyển nhượng phải đăng ký tại Cục mới có hiệu lực. Nắm từng ấy là đủ để hỏi đúng câu.
Kế toán có cần ký cam kết bảo mật không?
Có, nếu kế toán là người ngoài hoặc làm dịch vụ. Họ sẽ đọc chứng từ, hợp đồng của bên bán, nên nằm trong phạm vi cam kết bảo mật mà hai bên đã ký, hoặc ký một cam kết riêng với bên mua.
Nên gọi người làm nghề vào ở giai đoạn nào?
Sau khi tự tra sơ bộ xong và trước khi gửi danh mục tài liệu chi tiết là thời điểm tốt. Người làm nghề có thể bổ sung danh mục, chỉ ra chỗ cần hỏi kỹ, và có đủ thời gian đọc trước khi đàm phán điều khoản.