Kiểm giấy tờ nhãn hiệu của khách là lớp bảo vệ thứ nhất của xưởng. Lớp thứ hai nằm trong hợp đồng: khách cam đoan điều gì về nhãn, ai chịu thiệt hại nếu cam đoan sai, xưởng được làm gì khi nhận được khiếu nại giữa chừng. Nhiều hợp đồng gia công mẫu chỉ có một câu chung chung kiểu "bên A chịu trách nhiệm về nhãn hàng hoá", và câu đó thường không đủ khi chuyện xảy ra thật.
Bài này đi qua từng nhóm điều khoản về nhãn mà xưởng nên đề nghị, giải thích mỗi nhóm che cho xưởng phần nào, và cách viết để khách chấp nhận được. Đây là gợi ý về nội dung cần có, không phải mẫu hợp đồng; hợp đồng giá trị lớn hoặc có yếu tố nước ngoài nên để luật sư soạn.
Vì sao một câu "khách chịu trách nhiệm" là chưa đủ
Luật Thương mại đã đặt trách nhiệm về tính hợp pháp quyền sở hữu trí tuệ của hàng gia công lên bên đặt gia công. Vậy tại sao còn cần viết lại trong hợp đồng? Vì khi có sự cố, câu hỏi không chỉ là ai có lỗi, mà là ai trả những khoản cụ thể: nguyên liệu đã mua, công đã làm, chi phí lưu kho hàng bị giữ, chi phí thuê người tư vấn, khoản phạt nếu có, thời gian dây chuyền đứng.
Một câu chung chung để lại rất nhiều chỗ trống. Không rõ khách phải bồi hoàn những khoản nào, trong bao lâu, theo thủ tục gì. Không rõ xưởng có được dừng sản xuất ngay khi nhận thư cảnh báo hay phải làm tiếp cho đủ đơn. Không rõ hàng dở dang thuộc ai và ai trả tiền cho nó.
Viết rõ từng phần không làm hợp đồng nặng nề hơn bao nhiêu, nhưng biến một tranh luận mơ hồ thành một danh sách khoản phải trả có căn cứ. Với khách làm ăn nghiêm túc, những điều khoản này cũng là tín hiệu xưởng chuyên nghiệp.
Nhóm điều khoản 1: khách cam đoan những gì
Quyền đối với nhãn. Khách là chủ văn bằng, hoặc là người được chủ văn bằng cho phép đặt sản xuất hàng mang nhãn, trong phạm vi hàng hoá và lãnh thổ của đơn hàng. Ghi kèm số văn bằng hoặc số đơn để cam đoan gắn với một tài sản cụ thể.
Tính hợp pháp của thiết kế giao cho xưởng. File thiết kế, hình ảnh, chữ trên bao bì không xâm phạm quyền của người khác, gồm nhãn hiệu, quyền tác giả với hình vẽ, kiểu dáng công nghiệp của bao bì.
Không có tranh chấp đã biết. Tới ngày ký, khách không nhận được khiếu nại, thư cảnh báo hay yêu cầu nào liên quan tới nhãn; nếu đã nhận thì phải nêu ra.
Nghĩa vụ báo ngay. Trong suốt thời gian hợp đồng, khách báo cho xưởng khi quyền với nhãn thay đổi: văn bằng hết hạn, bị yêu cầu chấm dứt, li-xăng của khách bị thu hồi.
Thị trường tiêu thụ. Khách cam đoan về nơi hàng được bán, và nếu xuất khẩu, khách có quyền với nhãn ở nước đến.
Nhóm điều khoản 2: bồi hoàn — những khoản nên liệt kê
Thay vì viết "bồi thường mọi thiệt hại", nên liệt kê các khoản cụ thể. Danh sách dưới đây là gợi ý để hai bên bàn, mức và cách tính do hai bên thoả thuận.
| Khoản | Phát sinh khi nào | Cách chứng minh thường dùng |
|---|---|---|
| Nguyên liệu, bao bì đã mua theo đơn | Đơn bị dừng vì khiếu nại nhãn | Hoá đơn mua, phiếu xuất kho cho đơn |
| Công đã thực hiện | Hàng dở dang hoặc thành phẩm chưa giao | Biên bản kiểm đếm, định mức trong hợp đồng |
| Chi phí lưu kho, bảo quản | Hàng bị tạm giữ hoặc chờ quyết định | Bảng tính theo thời gian, đơn giá thoả thuận |
| Chi phí tư vấn, đại diện | Xưởng phải giải trình với cơ quan chức năng hoặc bị kiện | Hợp đồng dịch vụ, chứng từ thanh toán |
| Khoản xưởng phải trả cho người thứ ba | Xưởng bị buộc bồi thường hoặc bị phạt do hàng của khách | Quyết định, bản án hoặc thoả thuận có sự đồng ý của khách |
| Thiệt hại do dây chuyền dừng | Tuỳ thoả thuận, thường có trần | Kế hoạch sản xuất bị huỷ, đơn khác bị lùi |
Nên kèm thủ tục: xưởng báo bằng văn bản trong một thời hạn kể từ khi nhận khiếu nại, khách được tham gia hoặc chủ trì việc giải quyết, và xưởng không tự thoả thuận bồi thường với người thứ ba khi chưa hỏi khách.
Nhóm điều khoản 3: khi có khiếu nại giữa chừng
Phần này hay bị bỏ trống nhất, trong khi đây là lúc xưởng cần biết ngay mình được làm gì.
- Xưởng được tạm dừng sản xuất và giao hàng ngay khi nhận thư cảnh báo, khiếu nại hoặc yêu cầu của cơ quan chức năng liên quan tới nhãn, mà không bị coi là vi phạm tiến độ.
- Xưởng thông báo cho khách kèm bản sao giấy tờ nhận được, trong thời hạn thoả thuận.
- Khách có một khoảng thời gian để đưa ra căn cứ chứng minh quyền, hoặc chỉ đạo cách xử lý.
- Nếu khách chứng minh được, sản xuất tiếp tục và thời hạn giao được cộng thêm thời gian đã dừng.
- Nếu khách không chứng minh được, hai bên chấm dứt phần còn lại của đơn, khách thanh toán theo bảng bồi hoàn, hàng mang nhãn được xử lý theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo thoả thuận.
- Mọi trao đổi trong giai đoạn này lập thành văn bản và lưu cùng hồ sơ đơn hàng.
Điều khoản tạm dừng có lợi cho cả khách: nó ngăn xưởng tiếp tục làm ra thêm hàng có thể bị coi là xâm phạm, khiến thiệt hại của chính khách lớn thêm.
Nhóm điều khoản 4: hàng dở dang, khuôn và bao bì khi đơn dừng
Khi đơn bị dừng vì vấn đề nhãn, trong xưởng thường còn ba loại: thành phẩm đã gắn nhãn, bán thành phẩm chưa gắn nhãn, và vật tư mang nhãn như bao bì, tem, khuôn in. Hợp đồng nên nói rõ quyền sở hữu và cách xử lý từng loại.
Thành phẩm và vật tư mang nhãn thường không được tự ý bán ra, kể cả bán lại cho khách khác sau khi bóc nhãn, nếu chưa có sự đồng ý của khách và chưa rõ tình trạng pháp lý. Cách an toàn là lưu giữ có niêm phong, chờ quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc thoả thuận huỷ có biên bản. Bán thành phẩm chưa gắn nhãn có thể được khách nhận lại hoặc thanh toán theo giá trị đã thoả thuận.
Khuôn in và file thiết kế nên được ghi rõ thuộc về ai từ đầu. Nếu thuộc khách, xưởng giao trả hoặc huỷ theo yêu cầu; nếu thuộc xưởng, xưởng cam kết không dùng lại cho người khác với dấu hiệu của nhãn đó.
Viết sao để khách chấp nhận được
Khách lớn thường đã có hợp đồng mẫu của họ và ít muốn thêm điều khoản bồi hoàn rộng. Một cách tiếp cận dễ được chấp nhận là làm cho các điều khoản cân xứng: xưởng cũng cam đoan không dùng thiết kế, khuôn, bao bì của khách cho ai khác, không sản xuất vượt số lượng đặt, và bồi hoàn cho khách nếu vi phạm. Hai chiều cam đoan khiến cuộc bàn bạc bớt căng.
Có thể đặt trần cho khoản thiệt hại gián tiếp (dây chuyền dừng), nhưng nên giữ nguyên nghĩa vụ trả các khoản trực tiếp như nguyên liệu, công đã làm. Với khách nhỏ, điều quan trọng nhất là văn bằng hoặc số đơn ghi trong hợp đồng và điều khoản tạm dừng; hai thứ đó đã che phần lớn rủi ro thực tế.
Khi khách là doanh nghiệp nước ngoài, thêm điều khoản về luật áp dụng và nơi giải quyết tranh chấp, và cân nhắc yêu cầu đặt cọc hoặc bảo lãnh để việc bồi hoàn không chỉ nằm trên giấy.
Cuối cùng, đừng để các điều khoản này nằm ở phụ lục mà nhân viên kinh doanh không đọc. Người nhận đơn cần biết xưởng có quyền tạm dừng, cần biết thời hạn phải báo cho khách, và cần biết hàng dư mang nhãn không được bán ra. Một buổi phổ biến ngắn cho bộ phận kinh doanh và kho giúp điều khoản trên giấy trở thành việc làm thật trong xưởng.
Ví dụ giả định: xưởng mỹ phẩm và đơn hàng kem dưỡng
Ví dụ giả định: một xưởng gia công mỹ phẩm ở Long An nhận đơn mười nghìn hũ kem dưỡng cho một nhãn mới. Hợp đồng mẫu của xưởng có thêm ba điều: số đơn đăng ký nhãn của khách được ghi trong phụ lục, xưởng được tạm dừng khi nhận khiếu nại về nhãn, và bảng bồi hoàn gồm nguyên liệu, bao bì, công đã làm, chi phí lưu kho.
Giữa đơn hàng, một công ty khác gửi thư tới xưởng, cho rằng tên nhãn trùng với nhãn họ đã có văn bằng cho mỹ phẩm. Xưởng dừng chiết rót, gửi bản sao thư cho khách trong hai ngày. Khách cần ba tuần để làm việc với người tư vấn và cuối cùng quyết định đổi tên.
Nhờ hợp đồng đã ghi sẵn, hai bên không tranh cãi: phần vỏ hũ, hộp đã in tên cũ được huỷ có biên bản, khách thanh toán theo bảng bồi hoàn, thời hạn giao lô mới được tính lại từ ngày khách gửi thiết kế mới. Không ai vui, nhưng cũng không ai phải ra toà vì một câu chữ mơ hồ.
Lỗi hay gặp trong hợp đồng gia công về nhãn
Những lỗi dưới đây xuất hiện ở cả hợp đồng của xưởng nhỏ lẫn xưởng có quy mô.
- Không ghi số văn bằng hay số đơn, nên cam đoan về quyền không gắn với tài sản cụ thể nào.
- Bồi hoàn chỉ áp cho "thiệt hại do lỗi của bên A", trong khi khách có thể không có lỗi chủ quan mà vẫn không có quyền.
- Không có điều khoản tạm dừng, xưởng phải chọn giữa vi phạm tiến độ và tiếp tục sản xuất hàng có thể xâm phạm.
- Không quy định ai sở hữu khuôn, file, bao bì in thừa.
- Không có thời hạn thông báo, nên khi có chuyện hai bên tranh cãi về việc ai biết trước.
- Hợp đồng chỉ nói về thị trường trong nước, trong khi hàng được xuất khẩu.
Rà lại hợp đồng gia công mẫu của xưởng theo danh sách này mỗi năm một lần, hoặc khi bắt đầu nhận nhiều đơn xuất khẩu.
Câu hỏi thường gặp
Luật đã quy định bên đặt gia công chịu trách nhiệm về sở hữu trí tuệ, sao phải ghi lại?
Luật nêu nguyên tắc, còn hợp đồng biến nguyên tắc thành khoản phải trả cụ thể, thời hạn thông báo, quyền tạm dừng và cách xử lý hàng dở dang. Không ghi thì khi có chuyện, hai bên dễ tranh cãi từng khoản.
Xưởng có được tự dừng sản xuất khi nhận thư cảnh báo về nhãn không?
Nên được, nếu hợp đồng có điều khoản tạm dừng. Không có điều khoản đó, xưởng có thể bị khách coi là vi phạm tiến độ. Vì vậy điều khoản tạm dừng là một trong những điều khoản quan trọng nhất cần thêm.
Hàng đã gắn nhãn mà đơn bị dừng thì xưởng có bán lại được không?
Không nên tự ý bán, kể cả sau khi bóc nhãn, khi tình trạng pháp lý chưa rõ và chưa có đồng ý của khách. Cách an toàn là lưu giữ có niêm phong và xử lý theo thoả thuận hoặc theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
Khách không chịu ký điều khoản bồi hoàn thì sao?
Có thể đề nghị điều khoản hai chiều, đặt trần cho thiệt hại gián tiếp, hoặc ít nhất giữ cam đoan có số văn bằng và quyền tạm dừng. Nếu khách từ chối cả những điều tối thiểu này với một nhãn lạ, đó là thông tin đáng cân nhắc trước khi nhận đơn.
Có cần luật sư soạn hợp đồng gia công không?
Với đơn nhỏ, khách quen, xưởng có thể tự dùng mẫu đã rà soát. Với đơn lớn, khách nước ngoài, hoặc nhãn có dấu hiệu rủi ro, nên để luật sư soạn hoặc đọc lại các điều khoản về sở hữu trí tuệ và giải quyết tranh chấp.