Phần lớn cửa hàng, đại lý bán sỉ ở Việt Nam không ký với hãng mà nhận hàng qua một hoặc vài tầng trung gian: hãng giao cho nhà nhập khẩu, nhà nhập khẩu giao cho tổng phân phối miền, tổng phân phối giao cho đại lý cấp một, rồi tới bạn. Mỗi tầng đều nói mình "được uỷ quyền". Khi bạn muốn treo danh xưng đại lý chính hãng, nhận bảo hành theo chính sách hãng, hay chỉ đơn giản là yên tâm hàng mình nhập không bị coi là hàng xâm phạm, câu hỏi là chuỗi đó có liền mạch không.
Bài này chỉ cách lần ngược từng mắt xích, đọc một thư uỷ quyền hay giấy chứng nhận đại lý từ góc người sắp nhận quyền, và những chỗ chuỗi hay đứt. Việc người tiêu dùng kiểm hàng thật giả là một đề tài khác; ở đây là bạn, người đang cân nhắc có nên làm đại lý cho một nhãn qua trung gian hay không.
Vì sao đại lý cấp dưới cần biết chuỗi quyền phía trên
Đại lý cấp dưới thường nghĩ việc kiểm quyền là chuyện của nhà phân phối lớn. Thực tế bạn là người trực tiếp đứng trước khách, trực tiếp treo tên nhãn trên biển hiệu và trang bán hàng. Nếu một mắt xích phía trên không có quyền, người đầu tiên bị khách khiếu nại, bị đoàn kiểm tra hỏi nguồn gốc, hay bị chủ nhãn gửi thư yêu cầu gỡ danh xưng "đại lý uỷ quyền", có khi chính là bạn.
Có ba hệ quả thực tế. Một, danh xưng: tự xưng là đại lý chính hãng khi không được hãng thừa nhận có thể bị coi là chỉ dẫn gây nhầm lẫn. Hai, chính sách: bảo hành, đổi trả, hỗ trợ giá thường chỉ áp cho hàng đi qua kênh hãng công nhận. Ba, rủi ro hàng hoá: khi chuỗi phía trên lẫn hàng không rõ nguồn, bạn khó chứng minh mình nhập hàng ngay tình nếu không giữ được giấy tờ.
Lần chuỗi không đòi hỏi bạn phải liên hệ hãng mỗi tuần. Bạn chỉ cần một bộ giấy tờ cho thấy mỗi người giao quyền cho người kế tiếp đều có quyền giao, trong đúng phạm vi hàng hoá, khu vực và thời gian mà bạn đang làm.
Lần ngược từng mắt xích: trình tự gợi ý
Bắt đầu từ người giao hàng cho bạn, đi ngược lên tới người đứng tên văn bằng nhãn hiệu. Ở mỗi tầng, xin một văn bản và ghi lại ba thông tin: ai giao cho ai, phạm vi gì, hiệu lực tới khi nào.
- Xin người giao hàng cho bạn văn bản chứng minh họ là đại lý hoặc nhà phân phối của tầng phía trên, kèm tên pháp nhân khớp với hoá đơn bạn nhận.
- Đọc văn bản đó xem có câu cho phép họ chỉ định đại lý cấp dưới hay không. Không có câu đó thì quyền của bạn chỉ là quan hệ mua bán, không phải uỷ quyền.
- Lặp lại với tầng tiếp theo cho tới khi gặp văn bản do chủ nhãn hoặc công ty được chủ nhãn chỉ định ký.
- Tra văn bằng nhãn hiệu tại Việt Nam để chắc người ký văn bản đầu chuỗi đúng là chủ nhãn hoặc có văn bản liên kết với chủ nhãn.
- So thời hạn của mọi văn bản: mắt xích nào hết hạn sớm nhất thì quyền của bạn cũng chỉ tới ngày đó.
- So phạm vi: khu vực, kênh bán, dòng hàng của bạn phải nằm trong phạm vi của mọi tầng phía trên.
- Lưu toàn bộ thành một tập, kèm ngày bạn kiểm và nguồn bạn tra, để dùng khi bị hỏi.
Nếu một tầng từ chối đưa văn bản với lý do "bí mật kinh doanh", bạn có thể đề nghị họ cho xem bản đã che phần giá và chiết khấu, chỉ giữ lại phần phạm vi và thời hạn.
Đọc một thư uỷ quyền hay giấy chứng nhận đại lý từ phía người nhận
Bên ký là ai. Giấy do chủ nhãn ký có sức nặng khác hẳn giấy do một đại lý ký cho đại lý khác. Xem tên pháp nhân, chức danh người ký, và nếu người ký là người được uỷ quyền thì có văn bản uỷ quyền kèm theo không.
Bên được uỷ quyền. Tên phải khớp đúng pháp nhân hoặc hộ kinh doanh đang giao hàng cho bạn. Một giấy cấp cho "công ty A" không dùng được cho "cửa hàng của giám đốc công ty A".
Phạm vi hàng hoá. Giấy thường liệt kê dòng sản phẩm. Nhãn có nhiều dòng thì quyền có thể chỉ áp cho một vài dòng.
Khu vực và kênh. Uỷ quyền cho một vùng, một tỉnh, hoặc chỉ kênh bán lẻ trực tiếp, không bao gồm bán trên sàn thương mại điện tử. Bán vượt khu vực có thể vi phạm hợp đồng tầng trên và kéo bạn vào tranh chấp.
Quyền chỉ định lại. Đây là câu quan trọng nhất với đại lý cấp dưới. Không có quyền chỉ định lại thì giấy "chứng nhận đại lý cấp hai" do tầng trên tự phát hành không có nền.
Thời hạn và điều kiện chấm dứt. Giấy không ghi thời hạn không có nghĩa là vô thời hạn; nó phụ thuộc vào hợp đồng gốc. Hãy hỏi hợp đồng gốc hết hạn khi nào.
Những chỗ chuỗi uỷ quyền hay đứt
Bảng dưới gom các điểm đứt hay gặp, cách nhận ra và việc bạn có thể đề nghị để vá.
| Điểm đứt | Cách nhận ra | Việc có thể đề nghị |
|---|---|---|
| Tầng trên không được chỉ định lại | Văn bản của họ không có câu cho phép | Xin văn bản đồng ý của tầng cao hơn, hoặc chỉ làm quan hệ mua bán, không dùng danh xưng uỷ quyền |
| Văn bản đã hết hạn | Ngày hiệu lực đã qua, chưa có bản mới | Xin bản gia hạn hoặc thư xác nhận còn hiệu lực |
| Tên pháp nhân không khớp | Hoá đơn một tên, giấy uỷ quyền một tên | Yêu cầu giải thích quan hệ và văn bản cho phép giữa hai pháp nhân |
| Người đầu chuỗi không phải chủ nhãn | Tra văn bằng ra tên khác | Hỏi văn bản liên kết với chủ nhãn; không có thì coi là rủi ro cao |
| Nhãn chưa được bảo hộ ở Việt Nam | Tra không ra văn bằng hay đăng ký quốc tế chỉ định Việt Nam | Biết rằng danh xưng đại lý chỉ dựa vào hợp đồng, quyền ngăn người khác gần như không có |
| Phạm vi không phủ kênh của bạn | Uỷ quyền bán lẻ, bạn bán sỉ hoặc bán trên sàn | Điều chỉnh phạm vi hoặc điều chỉnh kênh bán |
Không phải điểm đứt nào cũng khiến bạn phải bỏ. Nhiều khi chỉ cần đổi cách gọi mình, từ "đại lý uỷ quyền" sang "cửa hàng phân phối sản phẩm", và giữ đủ hoá đơn nguồn gốc.
Danh xưng trên biển hiệu và trang bán hàng: dùng chữ nào cho đúng
Nhiều tranh chấp nhỏ bắt đầu từ một chữ trên biển hiệu. "Đại lý uỷ quyền", "đại lý chính hãng", "nhà phân phối chính thức" đều là lời khẳng định về quan hệ với chủ nhãn. Nếu chủ nhãn không thừa nhận, họ có thể yêu cầu bạn gỡ, và khách hàng có thể dùng chính chữ đó để khiếu nại khi không được bảo hành theo chính sách hãng.
Khi chuỗi quyền của bạn liền mạch và văn bản cho phép dùng danh xưng, hãy dùng đúng chữ trong văn bản. Khi chuỗi chưa rõ, cách an toàn là mô tả đúng việc bạn làm: bán sản phẩm của nhãn, hàng có hoá đơn nguồn gốc, mà không gắn chữ uỷ quyền. Việc dùng tên nhãn để giới thiệu hàng thật mình bán thường được chấp nhận ở mức mô tả, nhưng dùng logo, cách trình bày của hãng làm nhận diện cửa hàng là chuyện cần được cho phép.
Tương tự với tài khoản bán hàng trên sàn. Các sàn thường có cơ chế để chủ nhãn khiếu nại gian hàng tự xưng chính hãng. Giữ sẵn bộ giấy tờ chuỗi quyền giúp bạn phản hồi nhanh khi gian hàng bị tạm khoá vì khiếu nại.
Ví dụ giả định: một đại lý vật tư ở Nghệ An
Ví dụ giả định: anh Tâm mở cửa hàng vật tư điện ở Nghệ An, nhận hàng của một nhà phân phối ở Hà Nội. Nhà phân phối cấp cho anh một "giấy chứng nhận đại lý cấp hai" in đẹp, và anh định làm biển hiệu ghi đại lý uỷ quyền của nhãn.
Trước khi làm biển, anh xin xem giấy tờ phía trên. Nhà phân phối Hà Nội đưa hợp đồng phân phối với công ty nhập khẩu, trong đó có khu vực miền Bắc và Bắc Trung Bộ nhưng không có câu nào cho phép chỉ định đại lý dùng danh xưng uỷ quyền. Công ty nhập khẩu thì có thư của chủ nhãn, còn hạn hơn một năm.
Anh Tâm không bỏ nguồn hàng. Anh đề nghị nhà phân phối xin văn bản đồng ý của công ty nhập khẩu cho việc gọi đại lý cấp hai; trong lúc chờ, biển hiệu chỉ ghi bán sản phẩm của nhãn, kèm cam kết hàng có hoá đơn. Ba tháng sau văn bản về, anh mới đổi biển. Chi phí làm lại biển nhỏ hơn nhiều so với việc phải tháo xuống vì bị yêu cầu.
Bộ hồ sơ đại lý cấp dưới nên giữ sẵn
Bộ hồ sơ này vừa để bạn tự kiểm khi bắt đầu, vừa để trình khi khách, sàn hay đoàn kiểm tra hỏi.
- Bản sao văn bằng nhãn hiệu tại Việt Nam, hoặc kết quả tra cứu có ngày tra.
- Văn bản của từng tầng trong chuỗi, xếp theo thứ tự từ chủ nhãn xuống tới bạn.
- Hợp đồng hoặc thoả thuận giữa bạn và người giao hàng, ghi rõ phạm vi và danh xưng được dùng.
- Hoá đơn, chứng từ nhập hàng theo từng lô, khớp tên pháp nhân trong chuỗi.
- Ghi chú ngày hết hạn của từng văn bản để biết lúc nào cần xin bản mới.
- Thư từ trao đổi về các điểm chưa rõ và câu trả lời bằng văn bản.
Đặt lịch rà lại bộ hồ sơ mỗi khi một văn bản trong chuỗi sắp hết hạn, hoặc khi nghe tin tầng trên đổi đối tác. Chuỗi đứt ở trên thường được biết muộn nhất ở tầng dưới cùng.
Câu hỏi thường gặp
Giấy chứng nhận đại lý cấp hai do nhà phân phối cấp có giá trị không?
Có giá trị giữa bạn và nhà phân phối đó. Nhưng để gọi mình là đại lý uỷ quyền của nhãn, nhà phân phối phải được tầng trên cho phép chỉ định lại. Không có câu cho phép đó thì giấy chỉ thể hiện quan hệ mua bán.
Có cần liên hệ trực tiếp chủ nhãn để xác nhận không?
Không bắt buộc, nhưng hữu ích khi bạn đầu tư lớn hoặc dùng danh xưng uỷ quyền. Nhiều chủ nhãn có kênh xác nhận đại lý; một thư xác nhận ngắn từ họ đáng giá hơn nhiều tờ giấy của các tầng giữa.
Tầng trên hết hạn hợp đồng với hãng thì quyền của bạn ra sao?
Quyền của bạn thường không còn nền, vì không ai giao được quyền mà mình không có. Hợp đồng của bạn nên có điều khoản tầng trên phải báo ngay khi quyền của họ thay đổi và cách xử lý hàng tồn, công nợ khi đó.
Bán hàng thật nhưng không phải đại lý uỷ quyền có vi phạm gì không?
Bán hàng chính hãng có nguồn gốc rõ ràng thường không bị coi là xâm phạm nhãn hiệu. Vấn đề nằm ở cách bạn giới thiệu: tự xưng uỷ quyền hay dùng nhận diện của hãng khi chưa được phép có thể bị khiếu nại.
Nên giữ giấy tờ chuỗi uỷ quyền trong bao lâu?
Ít nhất trong suốt thời gian bạn còn bán hàng của nhãn và còn nghĩa vụ bảo hành với khách, cộng thêm một khoảng dự phòng cho khiếu nại muộn. Lưu cả bản điện tử để trình nhanh khi sàn hoặc khách yêu cầu.